Prüfen, ob eine Rechnung wirklich verschickt wurde
Was du in diesem Artikel lernst
Wie du im Verlauf einer Rechnung nachschaust, ob die Mail wirklich rausgegangen ist — und zwar für jeden Empfänger einzeln.
Wann dir das hilft
Du hast der Stadtverwaltung im Mai eine Rechnung über den Kronenpflegeschnitt in der Parkanlage geschickt, im Juli die Zahlungserinnerung. Jetzt ruft die Sachbearbeitung an: Angekommen sei nie etwas, ihr müsstet die Rechnung erneut senden. In deinem System steht sie als versendet — nur belegen kannst du das im Gespräch gerade nicht. Der Verlauf unter der Rechnung beantwortet genau das: Dort siehst du pro Mail und pro Empfänger, wann sie rausging, an welche Adresse und ob der Versand fehlerfrei war. Das reicht, um am Telefon ruhig zu bleiben und die Sache in zwei Minuten zu klären.
Der Verlauf unter jeder Rechnung beantwortet das. Dort steht pro Mail und pro Empfänger, was das System tatsächlich getan hat.
Wo der Versandstatus steht
Unter jeder Rechnung führt TREELAX Partner einen Verlauf mit allen Nachrichten. Neben einer Nachricht, die als Mail rausgegangen ist, sitzt ein kleines Briefsymbol. Es ist das Protokoll des Mailversands: Fährst du mit der Maus darüber, siehst du für jeden Empfänger einzeln, ob die Mail gesendet wurde oder ob es einen Fehler gab.
So prüfst du eine Rechnung
1. Öffne die Rechnung und scroll nach unten in den Verlauf.
2. Such die Nachricht, mit der die Rechnung rausging — sie enthält den Betreff und die angehängte PDF-Datei.
3. Fahr mit der Maus über das Briefsymbol neben der Nachricht. Jetzt siehst du je Empfänger den Status des Versands.
4. Steht dort ein Fehler, nennt der Hinweis auch den Grund. Fehlt die E-Mail-Adresse beim Empfänger oder ist sie ungültig, ergänz bzw. korrigier sie beim Kontakt und schick die Rechnung erneut. Ging der Versand selbst schief, liegt es nicht am Kontakt — dann melde dich bei uns im Support.
Gut zu wissen
Eine echte Lese- oder Zustellbestätigung gibt es für Rechnungen nicht. Prüfbar ist, dass die Mail euer System fehlerfrei verlassen hat und an wen sie ging. Ob jemand sie geöffnet hat, sieht das System nur beim Angebot im Kundenportal.
Der Kunde einer Rechnung ist automatisch Follower seines eigenen Belegs. Follower bekommen jede Nachricht, die als E-Mail rausgeht, zusätzlich zu den Empfängern aus dem Sendedialog. Interne Notizen und automatische Statusmeldungen im Verlauf bleiben dagegen im Haus.
Mehrere Mails im Verlauf bedeuten mehrere Sendevorgänge. Das System löst nicht von selbst mehrfach aus — jede Zeile gehört zu einem Versuch, den jemand gestartet hat.
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