Was du in diesem Artikel lernst

Du erstellst eine vollständige Rechnung direkt in der Buchhaltungs-App — ohne Baustelle, ohne Angebot. Du kennst alle wichtigen Felder, weißt wie du Zahlungsbedingungen und Stichwörter einsetzt, und kannst den Lohnkostenanteil für Privatkunden korrekt ausweisen.

Wann brauchst du das?

In TREELAX Partner entstehen die meisten Rechnungen automatisch aus einer Baustellenakte heraus. Es gibt aber Fälle, in denen du eine Rechnung direkt anlegen willst:

• Nachtragsleistungen, die keiner Baustelle zugeordnet sind

• Kleinrechnungen an Bestandskunden

• Rechnungen für Material oder Einzelleistungen wie zum Beispiel den Weiterverkauf einer deiner Maschinen

Rechnung erstellen

1. Gehe zu Buchhaltung → Ausgangsrechnungen.

2. Klicke oben links auf „Neue Rechnung“.

3. Wähle im Feld Kunde deinen Kunden aus der Liste aus. Tipp einfach den Namen ein — das System schlägt dir passende Bestandskunden vor. Du kannst naturgemäß auch hier direkt neue Kunden anlegen.

4. Das Rechnungsdatum wird automatisch auf heute gesetzt. Du kannst es bei Bedarf anpassen.

5. Trage das Leistungsdatum ein. Das ist das Datum, an dem du die Leistung tatsächlich erbracht hast — nicht das Datum, an dem du die Rechnung schreibst. Beides kann auseinanderfallen, z. B. wenn du erst Wochen später zur Abrechnung kommst. Das Leistungsdatum ist ein Pflichtfeld gemäß § 14 UStG und muss auf jeder Rechnung stehen.

6. Prüfe das Fälligkeitsdatum — es richtet sich nach den hinterlegten Zahlungsbedingungen des Kunden (mehr dazu weiter unten).

7. Die Zahlungsreferenz wird automatisch mit der Rechnungsnummer befüllt. Der Kunde trägt diese Nummer als Verwendungszweck bei seiner Überweisung ein, damit das System die Zahlung später automatisch zuordnen kann. Du kannst die Zahlungsreferenz bei Bedarf auch abweichend setzen — z. B. wenn dein Kunde eine eigene Bestellnummer als Verwendungszweck verlangt.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen legen fest, wie viele Tage der Kunde Zeit hat, um zu zahlen — z. B. „14 Tage netto“ oder „30 Tage netto“. TREELAX Partner berechnet daraus automatisch das Fälligkeitsdatum.

Die Zahlungsbedingungen kannst du pro Rechnung anpassen. Klicke dazu einfach auf das Feld Zahlungsbedingungen und wähle eine andere Option aus der Liste.

Neue Zahlungsbedingungen anlegen:

Wenn du eine Zahlungsbedingung brauchst, die noch nicht in der Liste steht — z. B. „21 Tage mit 2 % Skonto“ — kannst du sie selbst anlegen:

1. Gehe zu Buchhaltung → Konfiguration → Zahlungsbedingungen.

2. Klicke auf „Neu“.

3. Vergib einen Namen, z. B. „21 Tage netto“.

4. Trage die gewünschte Frist und ggf. Skonto-Konditionen ein.

5. Speichern — die neue Bedingung steht ab sofort in allen Rechnungen zur Auswahl.

Stichwörter

Über das Feld Stichwörter kannst du Rechnungen mit eigenen Schlagworten versehen. Die Stichwörter sind in der Rechnungsübersicht sichtbar und können zum Filtern und Sortieren genutzt werden.

Beispiele für sinnvolle Stichwörter:

• Factoring — wenn du die Rechnung an ein Factoring-Unternehmen weitergegeben hast

• Ratenzahlung — wenn du mit dem Kunden eine Ratenzahlung vereinbart hast

Stichwörter legst du direkt im Feld an: einfach eintippen, Enter drücken, fertig. Du kannst einer Rechnung mehrere Stichwörter vergeben.

Einleitungs- und Schlusstext

Unterhalb des Kundenkopfs gibt es zwei Textfelder, die direkt auf der gedruckten Rechnung erscheinen:

• Einleitungstext (auch „Beschreibung“): Ein Text vor den Positionen, z. B. „Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir erlauben uns, folgende Leistungen in Rechnung zu stellen:“

• Schlusstext (auch „Bedingungen und Konditionen“): Ein Text nach den Positionen, z. B. Bankverbindung, Hinweis auf Gewährleistung oder steuerliche Hinweise (z. B. Kleinunternehmerregelung).

Beide Felder sind optional. Wenn du immer denselben Text verwenden möchtest, richtet dein Digitalisierungsexperte eine Standardvorlage ein — dann wird der Text automatisch vorbefüllt.

Positionen hinzufügen

1. Klicke im Abschnitt Rechnungszeilen auf „Zeile hinzufügen“.

2. Wähle im Feld Produkt eine Leistung aus deinem Produktkatalog aus — oder tippe einen freien Text ein.

3. Passe Menge, Einzelpreis und Steuersatz an.

4. Wiederhole das für alle weiteren Positionen.

Hast du einen Kunden mit hinterlegtem Steuersatz (z. B. 0 % für steuerbefreite Auftraggeber), übernimmt das System diesen automatisch.

Positionen über den Baumpflege-Konfigurator hinzufügen:

Genauso wie im Angebots-Konfigurator kannst du auch in der Ausgangsrechnung Produkte über den Baumpflege-Konfigurator einfügen. Klicke dazu in den Rechnungszeilen auf „Baumpflegeauftrag konfigurieren“. Die gewohnte Konfigurationsmaske öffnet sich — du wählst Baumart, Maßnahme und Menge genau wie beim Angebot. Die Positionen werden dann direkt in die Rechnung übernommen.

Lohnkostenanteil ausweisen

Für Privatkunden ist das besonders wichtig: Wenn auf der Rechnung der Lohnkostenanteil ausgewiesen ist, kann dein Kunde diesen gemäß § 35 EStG steuerlich als haushaltsnahe Dienstleistung absetzen. Das ist ein echter Mehrwert für deine Privatkunden — und ein gutes Verkaufsargument.

Damit der Lohnkostenanteil automatisch auf der Rechnung erscheint, muss er an den jeweiligen Produkten hinterlegt sein. Wie das geht, erklärt der Artikel: Lohnkostenanteil für Produkte richtig hinterlegen.

Kundenreferenz ergänzen

Unter Weitere Informationen findest du das Feld Kundenreferenz. Hier trägst du die Bestellnummer oder Referenz ein, die dein Kunde dir für seinen internen Bestellprozess mitgegeben hat. Diese Referenz erscheint dann auf der Rechnung und erleichtert deinem Kunden die Zuordnung in seiner eigenen Buchhaltung.

Mehr dazu im Artikel: Kundenreferenz zu Rechnung hinzufügen.

Rechnung buchen

1. Kontrolliere alle Angaben noch einmal: Kunde, Positionen, Steuersätze, Gesamtbetrag.

2. Klicke auf „Bestätigen“. Die Rechnung wird gebucht und erhält eine fortlaufende Rechnungsnummer.

3. Die Rechnung hat jetzt den Status Gebucht und kann per E-Mail verschickt oder als PDF heruntergeladen werden.

Wichtig: Eine gebuchte Rechnung kann nicht mehr geändert werden. Wenn du einen Fehler entdeckst, musst du eine Gutschrift (Storno) erstellen und eine neue Rechnung anlegen.

Häufige Fragen

Ich finde den Kunden nicht in der Liste — was tun?

Der Kunde ist noch nicht angelegt. Klicke auf „Erstellen und bearbeiten“ direkt aus dem Kundenfeld heraus, um ihn schnell anzulegen.

Kann ich eine Rechnung vor dem Buchen speichern?

Ja. TREELAX Partner speichert die Rechnung automatisch als Entwurf. Du kannst jederzeit zurückgehen und weiterarbeiten.

Wie schicke ich die Rechnung raus?

Nach dem Buchen erscheint oben der Button „Senden“. Damit öffnet sich direkt ein E-Mail-Entwurf mit der Rechnung als PDF-Anhang.

Weiterführende Artikel

• Baustelle abrechnen: Rechnung aus der Baustellenakte erstellen

• Zahlung händisch verbuchen (ohne Bankabgleich)

• Zahlungsstatus von Ausgangsrechnungen überwachen

• Rechnung stornieren: Gutschrift erstellen — niemals löschen

• Lohnkostenanteil für Produkte richtig hinterlegen

• Kundenreferenz zu Rechnung hinzufügen