Rechnungsentwurf lässt sich nicht bestätigen: die fünf häufigsten Ursachen
Was du in diesem Artikel lernst
Warum ein Rechnungsentwurf beim Bestätigen stehen bleibt — und wie du die fünf häufigsten Ursachen der Reihe nach ausschließt.
Wann dir das hilft
Freitagnachmittag, die Baustelle ist abgeschlossen, die Rechnung steht als Entwurf da. Du klickst auf Bestätigen — und statt einer Rechnungsnummer kommt eine Meldung über ein Konto, das nicht passt, oder über ein fehlendes Datum. Das ist kein Systemfehler. In fast allen Fällen fehlt eine Kleinigkeit in den Stammdaten, und du hast sie in zwei Minuten behoben.
Warum das überhaupt passiert
Beim Bestätigen vergibt das System die Rechnungsnummer und schreibt die Buchung fest. Ab diesem Moment ist sie für die Buchhaltung verbindlich und lässt sich nur noch über eine Stornierung korrigieren. Deshalb prüft das System vorher, ob alles da ist, was DATEV und das Umsatzsteuergesetz verlangen. Fehlt etwas, bleibt der Entwurf lieber stehen, statt eine unbrauchbare Buchung zu erzeugen.
Ursache 1: Der Kontakt ist noch gar kein Kunde
Das ist mit Abstand der häufigste Fall. Legst du einen Kontakt über die Kontakte-App an, weiß das System nicht, ob ein Kunde, ein Lieferant, ein Mitarbeiter oder dein Steuerberater vor ihm steht — und vergibt deshalb keine Debitorennummer. Kontakte, die über eine Anfrage oder einen Auftrag entstehen, bekommen sie automatisch.
1. Öffne den Kontakt, wechsle in den Reiter Verkauf & Einkauf und setze das Häkchen Ist ein Kunde. Einmal speichern — das System vergibt die Debitorennummer sofort.
2. Zur Kontrolle in den Reiter Buchhaltung schauen: Unter Debitorenkonto steht jetzt ein eigenes Konto mit Nummer und Kundenname.
Ursache 2: Der Entwurf hängt noch am Sammelkonto 1410
Hast du den Entwurf geschrieben, bevor der Kunde sein Debitorenkonto hatte, zieht er die Korrektur aus Ursache 1 nicht nach. In seinen Buchungszeilen steht weiterhin das Sammelkonto 1410 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, auf das DATEV keine Rechnung buchen lässt. Öffne im Rechnungsentwurf den Reiter Buchungszeilen und ersetze in der Zeile mit dem Forderungskonto die 1410 durch das Debitorenkonto des Kunden. Das ist genau einmal nötig — alle weiteren Rechnungen an diesen Kunden laufen von allein richtig.
Ursache 3: Das Leistungsdatum fehlt
Kommt beim Bestätigen die Meldung, jede Journalbuchung in einem Debitorenkonto brauche ein Fälligkeitsdatum, fehlt in Wahrheit das Leistungsdatum. Es ist nach §14 Umsatzsteuergesetz Pflichtangabe auf jeder Rechnung. Trag es oben rechts im Entwurf ein, dann lässt sich die Rechnung bestätigen.
Ursache 4: Der Nummernkreis des Anfangsbuchstabens ist voll
Debitorennummern sind nach Anfangsbuchstaben in Kontingente aufgeteilt, rund 2.000 Nummern je Buchstabe. Ist der Vorrat für ein 'A' ausgeschöpft, lässt sich kein weiterer Kunde mit A anlegen — und seine Rechnung nicht buchen. Das kommt selten vor und du kannst es nicht selbst lösen: Melde dich bei uns, wir schalten aus dem Restkontingent zusätzliche Nummern für den betroffenen Buchstaben frei.
Ursache 5: Für Rabatte fehlt ein Konto
Rechnest du nach der Kleinunternehmerregelung ab, das System wurde aber ursprünglich mit dem normalen Steuersatz eingerichtet, fehlen die passenden Steuersätze. Eine Rechnung mit Rabattzeile scheitert dann. Beim Steuersatz muss hinterlegt sein, auf welches Konto Rabatte laufen — üblicherweise 'Gewährte Rabatte'. Auch hier hilft dir unser Support schneller, als das Konto zu suchen.
Gut zu wissen
Erst die Stammdaten, dann die Rechnung. In den allermeisten Fällen reicht das Häkchen Ist ein Kunde plus einmal speichern. Fass kein Konto an, dessen Bedeutung du nicht kennst.
Bei Eingangsrechnungen gilt dasselbe spiegelbildlich: Ohne das Häkchen Ist ein Lieferant bekommt der Kontakt keine Kreditorennummer, und der Beleg lässt sich nicht buchen.
Solange die Rechnung im Entwurf steht, hat sie noch keine Nummer. Auch Drucken vergibt keine — die Nummer kommt erst mit Bestätigen.
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