Was du in diesem Artikel lernst

Wo du dein Rechnungsausgangsbuch findest und wie du es für einen beliebigen Zeitraum als Excel-Datei herunterlädst.

Wann dir das hilft

Dein Steuerberater fragt nach dem Rechnungsausgangsbuch für das zweite Quartal — natürlich genau dann, wenn du eigentlich zwischen zwei Baustellenterminen steckst. Du suchst im System nach einem Button mit diesem Namen und findest nur „Rechnungen exportieren“ — das liefert dir aber ein Paket mit PDF-Dateien, keine Liste, mit der jemand rechnen kann.

Es gibt keinen fehlenden Button. Das Rechnungsausgangsbuch ist deine Liste der Ausgangsrechnungen selbst, du musst sie nur richtig eingrenzen und exportieren.

Zwei Exporte, zwei Zwecke

Der Weg über Rechnungen exportieren in der Finanzschnittstelle erzeugt das Belegpaket für die Buchhaltungssoftware — also die PDF-Dateien selbst. Was du für ein Rechnungsausgangsbuch brauchst, ist die lesbare Aufstellung: Nummer, Datum, Kunde, Netto, Steuer, Gesamt. Und die holst du dir direkt aus der Rechnungsliste.

So exportierst du dein Rechnungsausgangsbuch

1. Geh auf Buchhaltung → Kunden → Ausgangsrechnungen.

2. Klick auf Filter und wähl Gebucht, damit keine Entwürfe mitkommen. Über Rechnungsdatum grenzt du auf deinen Zeitraum ein.

3. Setz das Häkchen ganz links in der Kopfzeile der Tabelle. Damit markierst du alle Zeilen der aktuellen Seite — oben erscheint zusätzlich ein Hinweis, mit dem du wirklich alle Treffer auswählst. Klick ihn an, wenn dein Zeitraum mehr Rechnungen hat, als auf eine Seite passen.

4. Klick auf Aktion und dann auf Exportieren.

5. Es öffnet sich das Fenster Daten exportieren. Als Exportformat ist XLSX bereits vorausgewählt — das ist das Excel-Format, du musst hier also nichts umstellen. Links stehen alle Verfügbaren Felder, rechts unter Zu exportierende Felder die Spalten, die in deiner Datei landen.

6. Stell dir die Spalten zusammen, die dein Steuerberater braucht. Ein paar Felder heißen im Export-Fenster etwas anders als in der Liste: Das Rechnungsdatum heißt hier Ein-/Ausgangsrechnungsdatum, der Kunde Anzeigename des Rechnungspartners. Über das Feld Suchen findest du jedes Feld schnell, mit dem Plus daneben nimmst du es in die Auswahl, mit dem Papierkorb wirfst du es wieder raus.

7. Klick unten auf Exportieren. Die Excel-Datei landet in deinem Download-Ordner — das ist dein Rechnungsausgangsbuch.

Gut zu wissen

Die Spaltenauswahl lässt sich im Export-Fenster über das Feld Vorlage: speichern. Beim nächsten Quartal wählst du sie dort einfach wieder aus und bist in einem Klick fertig — ohne die Felder neu zusammenzusuchen.

Dasselbe funktioniert für die Eingangsrechnungen. Du bekommst damit dein Rechnungseingangsbuch auf genau demselben Weg.

Praktisch obendrauf: Nimm die Spalte Zahlungsstatus mit in den Export. Dann sieht dein Steuerberater auf einen Blick, welche Rechnungen noch offen sind.

Achte darauf, dass wirklich alle Treffer markiert sind und nicht nur die erste Seite. Sonst fehlen im Export die Rechnungen weiter hinten in der Liste.

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