Was du in diesem Artikel lernst

Wie du einmalig einrichtest, dass jede per E-Mail verschickte Ausgangsrechnung automatisch beim Steuerberater in DATEV Unternehmen online landet — und wie du ältere, bereits versandte Rechnungen nachträglich übergibst.

Wann dir das hilft

Es ist der letzte Freitag im Monat. Die Kolonnen sind noch auf der Baustelle, du sitzt im Büro und eigentlich willst du nur noch die Woche abschließen. Vorher wartet aber der Beleg-Versand ans Steuerbüro: alle Rechnungen des Monats zusammensuchen, herunterladen und per Mail verschicken oder einzeln in DATEV hochladen. Das kostet jeden Monat Zeit — und wenn eine Rechnung durchrutscht, meldet sich das Steuerbüro. Genau diesen Arbeitsschritt kann TREELAX Partner dir komplett abnehmen: Jede Rechnung liegt schon in dem Moment beim Steuerberater, in dem du sie an deinen Kunden schickst.

Warum du nichts mehr hochladen musst

DATEV Unternehmen online stellt dir eine eigene Upload-Mailadresse bereit. Alles, was an diese Adresse gemailt wird, landet automatisch als Beleg in DATEV. Diesen Weg nutzen wir: Wir hinterlegen die Adresse in deinem TREELAX Partner, sodass jede Rechnung, die du per E-Mail an deinen Kunden verschickst, im Hintergrund automatisch auch an DATEV geht. Du musst dafür nichts weiter tun.

So richtest du den automatischen DATEV-Versand ein

1. Frag deinen Steuerberater nach deiner DATEV-Upload-Mailadresse. Sie sieht kryptisch aus — eine lange Zeichenfolge, die auf @uploadmail.datev.de endet. Du findest sie auch selbst: Melde dich in DATEV Unternehmen online an, öffne den Bereich Belege und sieh in den Einstellungen zum Belegupload nach.

2. Schick uns die Adresse an den TREELAX-Support. Wir hinterlegen den automatischen Mitversand für dich.

3. Wichtig: Bitte deinen Steuerberater, deine Firmen-Mailadresse (die Absenderadresse deiner Rechnungen) bei DATEV als Absender freizuschalten. Ohne diese Freigabe verwirft DATEV die Mails stillschweigend — du bekommst keine Fehlermeldung, und die Rechnungen kommen einfach nicht an.

4. Fertig! Ab jetzt geht jede Rechnung, die du über Senden & Drucken verschickst, automatisch mit an DATEV.

Gut zu wissen: Ältere Rechnungen nachträglich übergeben

Rechnungen aus der Zeit vor der Einrichtung schickst du bitte nicht noch einmal per E-Mail raus — sonst bekommen deine Kunden sie doppelt. Dafür gibt es den Finanzexport:

1. Öffne in der Buchhaltung das Menü Finanzschnittstelle > Finanzexporte und klicke auf Neu.

2. Prüfe, dass als Finanzschnittstelle „Datev“ eingetragen ist, und setze Startdatum und Enddatum auf den gewünschten Zeitraum. Unter Journal lässt du Ausgangsrechnungen stehen — nicht benötigte Journale entfernst du über das x am Zeilenende.

3. Klicke auf Export prüfen — so siehst du vorab, welche Rechnungen enthalten sind. Danach folgen Export erstellen und Export abschließen.

4. Du erhältst eine ZIP-Datei mit allen Rechnungs-PDFs sowie CSV-Dateien mit den Buchungen. Die schickst du deinem Steuerberater — er importiert sie mit wenigen Klicks in DATEV.

Tipp: Das Verschicken kannst du dir auch sparen. Hinterlegst du unter Buchhaltung → Finanzschnittstelle → Einstellungen im Feld Steuerberater den Kontakt deiner Steuerkanzlei mit der Belegupload-Adresse als E-Mail, schickt TREELAX Partner die Exportdatei automatisch per Mail an diese Adresse.

Stimme den Zeitraum vorher kurz mit deinem Steuerbüro ab, damit keine Belege doppelt ankommen.