E-Mail-Anbindung selbst vorbereiten: Systempostfach und Aliasse anlegen
Was du in diesem Artikel lernst
Du bereitest die E-Mail-Anbindung von TREELAX Partner selbst vor: Du legst bei deinem E-Mail-Anbieter ein Postfach für dein System an, richtest zwei Aliasse ein und gibst uns nur dessen Zugangsdaten. Admin-Zugänge zu deinem Anbieter musst du dafür nicht herausgeben.
Wann dir das hilft
Du verwaltest deine E-Mails selbst, zum Beispiel bei IONOS, Strato, all-inkl oder Google Workspace, und möchtest lieber selbst Hand anlegen, als uns deine Admin-Zugangsdaten zu geben. Plane rund 15 Minuten ein. Danach verbinden wir dein System, und deine Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen gehen direkt aus TREELAX Partner raus.
Das bereitest du vor
Ein Systempostfach
mail@deinbetrieb.de: ein neues, vollwertiges Postfach (kein Alias, keine Weiterleitung).Zwei Aliasse auf dieses Postfach:
anfragen@deinbetrieb.deundrechnungsablage@deinbetrieb.de.Einen SPF-Eintrag in den DNS-Einstellungen deiner Domain.
Die Zugangsdaten trägst du im Onboarding-Portal ins Formular „Option A, selbst eingerichtet“ ein.
Warum ein eigenes Postfach?
Dein System liest sein Postfach laufend aus und markiert alle Mails als gelesen. Würde es dein Hauptpostfach (zum Beispiel info@) auslesen, wüsstest du nicht mehr, welche Mails du selbst schon gelesen hast, und aus jeder Werbe-Mail oder Lieferantenrechnung würde eine Anfrage. Deshalb bekommt dein System ein eigenes Postfach, das im Hintergrund arbeitet. Dein Hauptpostfach bleibt unverändert, du nutzt es weiter wie bisher.
Über die Aliasse sortiert dein System eingehende Mails automatisch: Was an anfragen@ geht, wird zur neuen Anfrage in der Pipeline. Was an rechnungsablage@ geht, landet als Eingangsbeleg in der Buchhaltung.
Schritt für Schritt
1. Systempostfach anlegen
Lege bei deinem E-Mail-Anbieter ein neues Postfach an und nenne es mail@deinbetrieb.de. Vergib ein sicheres Passwort und notiere es.
2. Aliasse anlegen
Lege für das neue Postfach zwei Aliasse an, beide kleingeschrieben:
anfragen@deinbetrieb.derechnungsablage@deinbetrieb.de
Wichtig: Beide Aliasse zeigen auf mail@, nicht auf info@.
3. SPF-Eintrag ergänzen
Damit Mails aus deinem System nicht im Spam landen, braucht deine Domain eine Erlaubnis für unseren Mailversand. Öffne beim Domain-Anbieter die DNS-Einstellungen und suche den TXT-Eintrag, der mit v=spf1 beginnt.
Es gibt schon einen: Ergänze vor dem Ende den Teil
include:_spf.odoo.com. Ausv=spf1 include:_spf-eu.ionos.com ~allwird zum Beispielv=spf1 include:_spf-eu.ionos.com include:_spf.odoo.com ~all.Es gibt keinen: Lege einen neuen TXT-Eintrag an mit
v=spf1 include:_spf.odoo.com ~all.
Eine Domain darf nur einen SPF-Eintrag haben. Lege also keinen zweiten an, sondern ergänze den bestehenden.
4. Zugangsdaten eintragen
Trag im Onboarding-Portal im Formular „Option A, selbst eingerichtet“ ein:
Adresse und Passwort des Systempostfachs
mail@Adresse und Passwort deines Hauptpostfachs, von dem deine Kunden Post bekommen sollen, meist
info@,kontakt@oderpost@die Server für IMAP und SMTP, falls dein Anbieter sie nennt (sonst leer lassen)
Bitte schick Passwörter nicht per Mail oder als Kommentar. Im Formular sind sie sicher aufgehoben.
Hinweise je Anbieter
Google Workspace
Lege mail@ in der Google Admin-Konsole (admin.google.com) als neuen Nutzer an. Die beiden Aliasse trägst du bei diesem Nutzer als alternative E-Mail-Adressen ein. Für die Verbindung braucht dein System ein App-Passwort. Das richten wir gern für dich ein, gib uns dafür einfach das Passwort von mail@. Möchtest du es selbst machen: Aktiviere für mail@ die Bestätigung in zwei Schritten und erzeuge dann unter myaccount.google.com/apppasswords ein App-Passwort. Dieses trägst du statt des normalen Passworts ins Formular ein.
IONOS
Lege mail@ im Kundenbereich unter E-Mail als neues Postfach an. Die Aliasse heißen bei IONOS „Weiterleitung“: Lege anfragen@ und rechnungsablage@ als Weiterleitung an, Ziel ist jeweils mail@. Ist für das Postfach eine Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, erzeuge ein App-Passwort und trag dieses ins Formular ein, das normale Passwort funktioniert dann nicht.
Strato, all-inkl und andere
Postfach und Aliasse (oft „Weiterleitung“ genannt) legst du im Kundenbereich deines Anbieters an. Auch hier gilt: Ist eine Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv, brauchen wir ein App-Passwort.
Microsoft 365
Die Einrichtung bei Microsoft 365 ist aufwendiger und läuft über die Microsoft-Admin-Center. Das ist fast immer ein Fall für deinen IT-Dienstleister. Wähle im Onboarding-Portal dann Option B: Wir schicken deinem Dienstleister eine eigene Anleitung und übernehmen die Anbindung, sobald er uns die Daten gibt.
Häufige Fragen
Ändert sich etwas an meinem bisherigen Postfach?
Nein. Dein Hauptpostfach bleibt, wie es ist. Dein System nutzt es nur als Absender, damit deine Kunden Post von der Adresse bekommen, die sie kennen.
Warum werden nicht einfach alle Mails aus info@ zu Anfragen?
Das ist bewusst so eingerichtet. In info@ landen auch Werbung, Lieferantenpost und Mails deines Teams. Würde dein System dort mitlesen, entstünde aus jeder dieser Mails eine Anfrage. Echte Anfragen leitest du deshalb an anfragen@ weiter, so bleibt deine Pipeline übersichtlich.
Ich komme bei meinem Anbieter nicht weiter.
Schreib uns einen Kommentar im Onboarding-Portal oder per WhatsApp an +49 40 57299790. Alternativ wählst du Option C und gibst uns den Admin-Zugang, dann richten wir alles für dich ein.
Kann ich die Passwörter später ändern?
Ja, jederzeit. Sag uns dann kurz Bescheid, damit wir das neue Passwort in deinem System hinterlegen und deine Mails ohne Unterbrechung weiterlaufen.