Was du in diesem Artikel lernst

Richte dein Website-Kontaktformular und deine Mail-Adressen so ein, dass neue Anfragen automatisch als Kachel in deinem CRM landen.

Wie das funktioniert

TREELAX Partner hilft dir bei der Einrichtung einer neuen E-Mail-Adresse. Sie lautet in der Regel anfragen@deinbetrieb.de. Sobald eine E-Mail an diese Adresse geht, legt das System automatisch eine neue Anfrage-Kachel im CRM an.

Die Verbindung zu deinem Website-Formular richtet dein TREELAX Partner Digitalisierungsexperte gemeinsam mit deinem Webentwickler ein. Du musst dabei nichts selbst programmieren.

Was dein Webentwickler einrichten muss

Das Kontaktformular auf deiner Website muss so konfiguriert werden, dass ausgefüllte Formulare an dein TREELAX Partner System geschickt werden. Je nach Website-System (WordPress, Jimdo, Strato etc.) ist das unterschiedlich. Dein TREELAX Partner Digitalisierungsexperte erklärt deinem Webentwickler genau, was zu tun ist.

Technisch führt der Weg über eine feste Webhook-Adresse: Das Formular schickt die ausgefüllten Felder als JSON dorthin, TREELAX Partner antwortet mit der Nummer der neu angelegten Anfrage. Die Adresse bekommt dein Webentwickler von deinem Digitalisierungsexperten.

Eine Ausnahme: Wix lässt diese Anbindung nicht zu. Dort bleibt nur der Weg über die Empfänger-Adresse des Formulars.

Das gilt auch für eine eigene Landingpage oder ein selbst gebautes Formular: Dein Webentwickler bindet sie über einen Webhook an. Die Adresse dafür bekommt er ebenfalls von deinem Digitalisierungsexperten.

Falls du keine eigene Website hast oder dein Formular noch nicht umgestellt ist: Anfragen können so lange händisch angelegt werden, bis die Anbindung steht. Was auch immer zuverlässig funktioniert: stelle einfach die Empfänger-Adresse deines Website-Kontaktformulars auf die anfragen@deinbetrieb.de Mailadresse um.

Was danach passiert

Sobald ein Interessent dein Formular ausfüllt und abschickt:

1. Das System legt automatisch eine neue Anfrage-Kachel im CRM an

2. Du bekommst eine Benachrichtigung im System oder per E-Mail (je nach deinen Einstellungen)

3. Der Name und die E-Mail-Adresse des Interessenten sind bereits im Kontakt hinterlegt (bei vollständiger Anbindung über das Kontaktformular)

4. Du öffnest die Kachel und siehst die Nachricht des Kunden im Verlauf

So prüfst du, ob die Anbindung funktioniert

Bevor du dich auf die Anbindung verlässt, schick einmal selbst eine Testanfrage:

1. Füll dein Kontaktformular auf der Website selbst aus und schick es ab

2. Schau im CRM nach, ob die Anfrage dort als neue Kachel steht

3. Öffne die Kachel und prüf, ob Name und E-Mail-Adresse im Kontakt stehen und die übrigen Angaben dort gelandet sind, wo ihr sie zugeordnet habt

Eine Bestätigungsmail an dich als Testkunden ist noch kein Beweis. Erst wenn die Kachel im CRM steht, funktioniert die Anbindung.

Spam im CRM?

Falls Spam-Anfragen über das Formular reinkommen, informiere deinen Webentwickler. Er kann ein CAPTCHA oder andere Schutzmaßnahmen auf dem Formular einrichten. Das liegt nicht an TREELAX Partner selbst.

Wenn deine Anfragen im Spam deines Mail-Postfachs landen, importiert TREELAX Partner sie selbstverständlich nicht. Falls dir eine Anfrage fehlt, schau doch dort mal nach!