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E-Mail und Kalender verbinden
Was du in diesem Artikel lernst
Du findest in zwei Minuten heraus, warum eine E-Mail beim Kunden nicht angekommen ist, und was du selbst beheben kannst.
Wann dir das hilft
Du hast das Angebot vor drei Tagen verschickt. Der Kunde ruft an: „Ich habe nichts bekommen.“ Bevor du alles noch einmal rausschickst, lohnt sich ein Blick in den Vorgang. Meistens steht die Antwort dort schon.
Zuerst: Briefsymbol im Verlauf prüfen
Unten in jedem Angebot, jeder Rechnung und jeder Anfrage steht der Verlauf. Neben jeder verschickten Nachricht sitzt ein kleines Briefsymbol: Ist es grau, ist die Mail rausgegangen. Leuchtet es rot, gab es ein Problem. Ein Klick darauf öffnet das Fenster Sendefehler mit der Fehlermeldung. Wie du den Versand Schritt für Schritt prüfst, steht in Prüfen, ob eine Rechnung wirklich verschickt wurde.
Die vier häufigsten Ursachen
1. Tippfehler in der E-Mail-Adresse
Das ist mit weitem Abstand der häufigste Fall, und du behebst ihn selbst. Öffne den Kontakt und prüf das Feld E-Mail. Ein Klassiker ist eine Webadresse statt einer Mailadresse. Trag die richtige ein, dann läuft der Versand.
Die stille Variante: Ist die falsch getippte Adresse zufällig eine real existierende Adresse, geht die Mail sauber raus und das Symbol bleibt grau. Beim richtigen Empfänger kommt trotzdem nichts an. Wenn das Briefsymbol grau ist und der Kunde trotzdem nichts hat, lies die Adresse Zeichen für Zeichen.
2. Das Passwort des Versandpostfachs wurde geändert
Wird plötzlich gar nichts mehr verschickt und das System meldet ein Passwortproblem, hat meist jemand das Passwort des Postfachs geändert, über das dein System versendet, etwa nach einem Provider-Wechsel. Die Anbindung ist damit gekappt. Gib uns Bescheid: Wir brauchen das aktuelle Passwort des konkreten Versandpostfachs, nicht deinen allgemeinen Provider-Zugang. Schick es bitte nicht per E-Mail oder als Kommentar, wir klären mit dir den sicheren Weg. Gib uns am besten vorher Bescheid, wenn ihr das Passwort ändern wollt. Das ist kein Programmfehler, sondern gilt bei jedem Anbieter.
3. Die Mail landet beim Empfänger im Spam
Kommen deine Mails zwar raus, landen aber beim Kunden im Spam-Ordner, fehlen meist in der DNS-Verwaltung deiner Domain die Einträge, die den Versand über das System erlauben. Ohne sie stuft der Empfänger die Mail als unsicher ein. Setze die Einträge bei dem Anbieter, der die Domain tatsächlich verwaltet. Steht deine Domain zum Beispiel in einem Website-Baukasten, wird sie oft trotzdem woanders verwaltet. Welchen Eintrag du brauchst, steht in Schritt 3 von E-Mail-Anbindung selbst vorbereiten: Systempostfach und Aliasse anlegen. Kommst du nicht weiter, melde dich bei uns.
4. Die E-Mail-Vorlage hat einen Fehler
Seltener, aber möglich: Die verwendete Vorlage enthält etwas, das dort nicht hingehört. Wenn Adresse und Anbindung stimmen und es trotzdem klemmt, versuch denselben Versand einmal mit einer anderen Vorlage. Dann weißt du, wo der Fehler sitzt.
Und wenn umgekehrt die Kundenantwort fehlt?
Schreibt der Kunde eine neue Mail, statt auf deine zu antworten, kann das System sie keinem Vorgang zuordnen. Solche Mails landen im allgemeinen Systempostfach deiner Domain. Schau dort ab und zu hinein, damit nichts durchrutscht. Die Zuordnung klappt zuverlässig nur, wenn der Kunde auf eine bestehende Konversation antwortet.
Fehlt eine erwartete Anfrage komplett, prüf zusätzlich den Spam-Ordner des Postfachs, das die Anfragen empfängt. Was dort liegt, wird nicht abgerufen und erscheint nie im System.
Und wenn nur du nichts mitbekommen hast: Über Kundenantworten wird nur benachrichtigt, wer als Follower an der Anfrage hängt. Prüf oben rechts im Verlauf, wer dort steht.
Gut zu wissen
Ein Postfach für alle. Dein System verschickt über eine zentrale Adresse, nicht über die persönlichen Adressen deiner Kollegen. Der Kunde sieht trotzdem den Namen desjenigen, der geschrieben hat, und die ganze Kommunikation bleibt in einem Verlauf gebündelt.
Nachschicken geht jederzeit. Ist die Adresse korrigiert, verschickst du dasselbe Dokument einfach erneut: beim Angebot über Per E-Mail versenden, bei der Rechnung über Senden & Drucken.
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