Zeiterfassung der Mitarbeiter für den Steuerberater exportieren
Was du in diesem Artikel lernst
Du exportierst die Monatsübersicht deiner Mitarbeiter als Excel-Datei – mit Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. Und du verstehst, was in den Spalten wirklich steht.
Zeiterfassung exportieren
Öffne die App Zeiterfassung
Klicke oben auf den Reiter Zeiterfassung/Anwesenheit
Du siehst eine Übersicht aller Mitarbeiter mit allen erfassten An- und Abwesenheiten
Ansicht filtern und aufschlüsseln
Klicke oben auf Filter und wähle den gewünschten Monat
Klicke beim Mitarbeiternamen auf + und wähle erst Datum, dann Tag
Jetzt siehst du je Mitarbeiter eine tagesgenaue Übersicht des gewählten Monats.
Excel-Datei herunterladen
Klicke oben links in der Toolbar auf das Herunterladen-Symbol (Pfeil nach unten). Die Datei enthält für jeden Mitarbeiter alle Tage des gefilterten Monats und kann direkt an den Steuerberater weiter.
Was die Spalten bedeuten
Anwesenheit – Die gesamte Zeit zwischen Ein- und Ausstempeln.
Arbeitsstunden – Die gestempelte Zeit. ⚠️ Wichtig: Diese Spalte zeigt die Zeit brutto. Die Pause wird hier nicht optisch abgezogen, sondern steht in einer eigenen Spalte daneben. Gerechnet wird sie trotzdem korrekt – sie steckt im Überstundensaldo.
Startzeit / Endzeit – Zeitpunkt der An- und Abmeldung.
Pausen – Händisch gestempelte Pausen, also solche, bei denen der Mitarbeiter sich zwischendurch abgemeldet hat.
Automatischer Pausenabzug – Sofern aktiv: der automatisch abgezogene Pausenbetrag.
Berechnete Überstunden – Das Delta aus Soll-Arbeitszeit, gestempelter Zeit und Pausenabzug. Positive Werte sind Überstunden, negative Minusstunden.
Freier Tag – Wochenende, Feiertag oder freier Tag gemäß Arbeitszeitmodell. An solchen Tagen entstehen keine Minusstunden.
Urlaub / Krankheit / Abwesenheit – Die gebuchten Abwesenheiten des Tages. „Abwesenheit" sammelt alles, was weder Urlaub noch Krankheit ist, z. B. Überstundenabbau.
„Der Pausenabzug wird nicht abgezogen" – doch, er wird
Das ist die häufigste Rückfrage zu dieser Tabelle. Ein Rechenbeispiel:
Gestempelt: 09:32
Soll laut Arbeitszeitmodell: 08:00
Automatischer Pausenabzug: 00:45
Ergebnis: 00:47 Überstunden (09:32 − 08:00 − 00:45). Die Pause ist also enthalten – nur eben nicht in der Spalte „Arbeitsstunden", sondern im Überstundenwert.
Die effektive Arbeitszeit abzüglich Pausen bekommst du sauber über genau diesen Export.
Häufige Fragen
Was braucht mein Steuerberater genau?
Meist die Anwesenheitsliste (Arbeitsstunden pro Tag) und die Abwesenheitsliste (Urlaub, Krankheit). Beides steckt in der Exportdatei – du musst nichts zusammenkopieren.
Wann sollte ich exportieren?
Am Monatsende, bevor neue Einträge dazukommen. Leg die Dateien in einem Ordner pro Jahr ab.
Mir fehlt eine Spalte, die ich erwartet habe.
Schick den Export kurz an den Support, wir schauen uns die Konfiguration an.
Weiterführende Artikel
Zeiten & Abwesenheiten