Überstundenausgleich buchen, auch wenn das Überstundenkonto nicht reicht
Was du in diesem Artikel lernst
Du erfährst, wie du einem Mitarbeiter freie Zeit über das Überstundenkonto gibst, auch wenn er (noch) nicht genug Überstunden angesammelt hat.
Wann dir das hilft
Ende Oktober, die Saison läuft aus. Ein Mitarbeiter möchte einen Brückentag frei nehmen und dafür Überstunden abbauen. Auf seinem Konto stehen aber nur 3 Stunden – oder sogar schon Minusstunden, weil er an zwei Regentagen früher nach Hause gegangen ist. Bisher lehnte TREELAX Partner den Antrag ab, weil nicht genug Überstunden da waren. Jetzt lässt sich der Tag trotzdem buchen: Das Überstundenkonto geht ins Minus, und der Mitarbeiter arbeitet die Stunden im Frühjahr wieder rein.
So funktioniert es
Abwesenheitsarten, bei denen Zusätzliche Stunden abziehen eingeschaltet ist (meist heißt diese Art Überstunden), ziehen die Stunden der Abwesenheit vom Überstundenkonto ab, sobald sie genehmigt ist. Bisher ging das nur, solange genug Überstunden vorhanden waren.
Jetzt gilt: Die Abwesenheit lässt sich immer buchen und genehmigen. Reicht das Guthaben nicht, rutscht das Überstundenkonto ins Minus. TREELAX Partner legt dafür automatisch einen Korrektureintrag im Überstundenkonto an, der mit der Abwesenheit verknüpft ist.
Beispiel: Saldo +3 Stunden, Überstundenausgleich für einen 8-Stunden-Tag → neuer Saldo −5 Stunden.
So buchst du den Überstundenausgleich
1. Öffne Abwesenheiten und leg eine neue Abwesenheit an – oder der Mitarbeiter stellt den Antrag selbst.
2. Wähle als Art die Abwesenheit, die Überstunden abzieht, z. B. Überstunden.
3. Trag Datum und Dauer ein und speichere.
4. Genehmige die Abwesenheit wie gewohnt. Erst jetzt werden die Stunden vom Überstundenkonto abgezogen.
5. Prüf den neuen Saldo im Überstundenkonto des Mitarbeiters.
So prüfst du, ob deine Abwesenheitsart Überstunden abzieht
1. Öffne Abwesenheiten → Konfiguration → Abwesenheitsarten.
2. Öffne die Art, z. B. Überstunden.
3. Achte darauf, dass Zusätzliche Stunden abziehen eingeschaltet ist.
Gut zu wissen
Lehnst du die Abwesenheit ab oder löschst sie, verschwindet auch der Abzug wieder.
Es gibt keine Untergrenze: Das Konto kann beliebig weit ins Minus gehen. Lege intern fest, wie viele Minusstunden ihr maximal zulasst, und behalte das bei der Genehmigung im Blick.
Zusammen mit der Minusstunden-Automatik bei fehlenden Stempelungen zeigt das Überstundenkonto den vollständigen Stand: geleistete Stunden, Soll, Ausgleichstage.
Der Mitarbeiter sieht seinen Saldo jederzeit selbst – siehe unten.
Weiterführende Artikel
Zeiten & Abwesenheiten