Urlaub vorziehen: Urlaub buchen, obwohl kein Anspruch mehr frei ist
Was du in diesem Artikel lernst
Du erfährst, wie du eine Abwesenheitsart so einstellst, dass Mitarbeiter Urlaub auch dann beantragen können, wenn ihr Urlaubsanspruch aufgebraucht oder noch nicht eingetragen ist.
Wann dir das hilft
Anfang Dezember: Ein Mitarbeiter hat seine 28 Tage schon verbraucht, möchte aber zwischen den Jahren noch drei Tage frei nehmen – vorgezogen aus dem nächsten Jahr. Oder: Ein neuer Mitarbeiter fängt im Januar an und will im Februar Urlaub nehmen, aber sein Anspruch für das Jahr ist noch nicht angelegt. Bisher tauchte die Urlaubsart in solchen Fällen gar nicht erst in der Auswahl auf. Mit der Einstellung Negativen Saldo zulassen lässt sich der Urlaub trotzdem buchen, und der Resturlaub geht ins Minus.
So funktioniert es
Normalerweise kann man eine Abwesenheitsart mit Erfordert Anspruch: Ja nur wählen, solange noch Tage übrig sind. Schaltest du an der Abwesenheitsart Negativen Saldo zulassen ein, ist sie immer auswählbar. Nach der Genehmigung wird der Urlaubssaldo negativ, z. B. −3 Tage. Bekommt der Mitarbeiter später seinen neuen Anspruch, wird das Minus damit verrechnet.
So schaltest du es ein
1. Öffne Abwesenheiten → Konfiguration → Abwesenheitsarten.
2. Öffne die Art, für die das gelten soll, z. B. Urlaub.
3. Prüf, dass Erfordert Anspruch auf Ja steht. Nur dann erscheint die neue Einstellung.
4. Setz den Haken bei Negativen Saldo zulassen und speichere.
So bucht der Mitarbeiter den Urlaub
1. Der Mitarbeiter oder du legst unter Abwesenheiten einen neuen Antrag an.
2. Die Art Urlaub ist jetzt wählbar, auch wenn kein Resttag mehr frei ist.
3. Nach der Genehmigung zeigt der Urlaubssaldo des Mitarbeiters den Minusstand.
Gut zu wissen
Die Einstellung gilt pro Abwesenheitsart, nicht pro Mitarbeiter. Ist sie für Urlaub an, können alle Mitarbeiter ins Minus buchen. Die Kontrolle liegt bei der Genehmigung – genehmige vorgezogenen Urlaub also bewusst.
Es gibt keine Obergrenze für das Minus.
Bei Abwesenheitsarten mit Erfordert Anspruch: Kein Limit (z. B. Krankheit) brauchst du die Einstellung nicht – dort gibt es ohnehin keinen Saldo.
Scheidet ein Mitarbeiter mit negativem Urlaubssaldo aus, kläre die Verrechnung mit eurem Lohnbüro.
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