Zeiterfassung nachträglich korrigieren als Personaladministrator
Was du in diesem Artikel lernst
Du korrigierst fehlerhafte Zeiterfassungseinträge oder ergänzt fehlende – als Personaladministrator direkt in der Anwesenheitsliste.
Wann ist das nötig?
Mitarbeiter hat vergessen auszustempeln
Ein- oder Ausstempelzeit ist falsch
Mitarbeiter ist krank nach Hause und hat sich nicht abgemeldet
Du willst rückwirkend eine Arbeitszeit erfassen
Eintrag korrigieren
Gehe zu Anwesenheiten → Anwesenheiten
Filtere nach Mitarbeiter und Datum
Klicke auf den betreffenden Eintrag
Passe Ein- und Ausstempelzeit an
Trag im Kommentarfeld eine kurze Begründung ein — warum korrigierst du diesen Eintrag?
Speichern
Fehlenden Eintrag hinzufügen
Wenn ein ganzer Tag fehlt:
Klicke in der Anwesenheitsliste auf Neu
Wähle den Mitarbeiter
Trage Datum, Einstempel- und Ausstempelzeit ein
Speichern
Alternativer Weg: Du kannst denselben Eintrag auch direkt beim Mitarbeiter anlegen – einen Reiter weiter zu seinen Stunden gehen und dort über Neu einen Eintrag mit Datum, Anmeldung und Abmeldung erfassen. Beide Wege funktionieren.
⚠️ Was nicht mehr geht: der abgeschlossene Vormonat
Abgeschlossene und fest verbuchte Stundenzettel des Vormonats lassen sich nicht mehr ändern. Wenn du dort einen Fehler entdeckst, hilft kein Klick in der Liste – das ist keine Einstellungssache, sondern gewollt.
Deshalb: Schau die Zeiten am besten vor dem Monatsabschluss durch, bevor du den Export für den Steuerberater ziehst.
Vergessenes Ausstempeln – und was es anrichtet
Stempelt sich jemand abends nicht aus, rechnet das System zunächst weiter. Daraus entstehen mehrtägige Anwesenheiten. Der Mitarbeiter kann sich am nächsten Tag nicht neu einstempeln, weil er noch als eingestempelt gilt.
Besonders ärgerlich ist das am Monatswechsel: Der Stundenzettel des Vormonats lässt sich nicht abschließen und der neue nicht beginnen.
Die Gegenmaßnahme läuft automatisch: Wer sich bis 22 Uhr nicht ausgestempelt hat, bekommt einen Hinweis per Benachrichtigung oder E-Mail.
Wer darf korrigieren?
Wichtig: Jede nachträgliche Korrektur braucht eine kurze Begründung. Die Arbeitszeit ist ein dokumentationspflichtiger Nachweis — eine Änderung ohne nachvollziehbaren Grund hält einer Prüfung nicht stand. Ein halber Satz reicht („Ausstempeln vergessen, Ende laut Vorarbeiter 16:30").
Nur Personen mit Admin-Rechten im Personalbereich. Mitarbeiter mit dem Standard-Rechteprofil sehen in der Anwesenheitsliste ausschließlich ihre eigenen Einträge – unabhängig davon, welche Filter sie setzen. Sie können dort zwar über Neu eigene Einträge anlegen, aber keine Daten anderer sehen oder ändern.
Kleine, familiäre Betriebe können ihren Mitarbeitern auch Bearbeitungsrechte für die eigenen Einträge freigeben. Wenn du das möchtest, eröffne ein Support-Ticket.
Weiterführende Artikel
Zeiten & Abwesenheiten