Was du in diesem Artikel lernst

Du verstehst die vier Mahnregeln, weißt welcher Kunde an welcher hängt und kannst einen einzelnen Kunden umhängen oder ganz vom Mahnen ausnehmen.

Wann dir das hilft

Ein Stammkunde zahlt immer, nur eben spät — den willst du nicht nach sieben Tagen anschreiben. Ein anderer hat eine Ratenzahlung vereinbart und darf gar keine Mahnung bekommen. Und bei einem dritten hast du das Gefühl, dass Freundlichkeit nichts bringt. Für alle drei Fälle gibt es die passende Regel.

Die Mahnregel hängt am Kunden, nicht an der Rechnung

Jeder Kunde ist genau einer Mahnregel zugeordnet. Die Regel legt fest, nach wie vielen Tagen welche Stufe greift und ob eine Gebühr dazukommt. Alle Rechnungen dieses Kunden laufen dann automatisch nach dieser Regel.

Du findest die Regeln unter Buchhaltung → Konfiguration → Mahnwesen → Mahnregeln.

Standard B2C Mahnung — für Privatkunden

Drei Stufen, bewusst freundlich getaktet: Zahlungserinnerung 14 Tage nach Fälligkeit ohne Gebühr, 1. Mahnung 14 Tage später mit 2,50 €, letzte Mahnung nochmal 14 Tage später mit 5,00 €.

Das ist die Regel für alle Privatpersonen. Sie trägt nie die gesetzliche Verzugspauschale von 40 € — die gilt gegenüber Verbrauchern nicht.

Standard B2B Mahnung — für Geschäftskunden

Zahlungserinnerung 7 Tage nach Fälligkeit ohne Gebühr, 1. Mahnung 14 Tage später mit 40,00 €, letzte Mahnung 10 Tage später ohne weitere Gebühr.

Die 40 € sind die Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB. Mehr dazu im Artikel zu den Mahngebühren.

Eskalierte B2B Mahnung — wenn es schnell gehen muss

Zwei Stufen statt drei: 1. Mahnung schon einen Tag nach Fälligkeit, letzte Mahnung 10 Tage später mit 40,00 €. Keine höfliche Zahlungserinnerung vorweg.

Die nimmst du für Kunden, bei denen du weißt, dass die sanfte Tour nichts bringt — oder bei einem Neukunden, der schon die erste Rechnung liegen lässt.

Keine Mahnung — der Kunde bleibt außen vor

Der Kunde taucht in keinem Mahnlauf mehr auf. Das ist die richtige Wahl bei vereinbarter Ratenzahlung, bei einem strittigen Auftrag, bei einer Insolvenz oder wenn die Forderung schon beim Inkasso liegt.

Die Rechnung bleibt dabei ganz normal offen und in deiner Rechnungsliste sichtbar. Nur gemahnt wird eben nicht.

Einen Kunden umhängen

Öffne den Kontakt und geh auf den Reiter Mahnwesen. Im Feld Mahnregel stellst du die Regel um. Die Änderung gilt ab dem nächsten Mahnlauf, rückwirkend passiert nichts.

Darunter findest du zwei weitere nützliche Felder: Mahnverantwortlicher (wer sich um diesen Kunden kümmert) und Kunden-Zahlungsversprechen (was der Kunde am Telefon zugesagt hat).

Gut zu wissen

Neue Kunden bekommen eine Standardregel. Prüf bei einem größeren Geschäftskunden, ob er auf der B2B-Regel liegt — sonst bekommt er die Privatkunden-Fristen und die 40 € fallen nie an.

Die Zuordnung ist eine Geschäftsentscheidung, keine Rechtsfrage. Ob jemand Verbraucher ist oder Unternehmer, entscheidet, ob die 40 € zulässig sind. Im Zweifel die B2C-Regel wählen.

Kunden mit Mahnverantwortlichem findest du gebündelt unter Mahnwesen → Manuell Nachverfolgen. Das ist deine Telefonliste für die Fälle, die kein Serienbrief löst.

Weiterführende Artikel

• Mahnungen erzeugen und versenden: der Mahnlauf

• Mahngebühren berechnen und verbuchen

• Kontakte richtig anlegen: Ansprechpartner, Rechnungsadresse und Leistungsort