Rechnung ohne Mehrwertsteuer an EU- und Auslandskunden (Reverse Charge)
Was du in diesem Artikel lernst
Du schreibst eine Rechnung an einen Geschäftskunden im Ausland ohne Mehrwertsteuer (Reverse Charge). Du richtest den Kunden dafür einmalig richtig ein und weißt danach, welcher Pflichthinweis auf die Rechnung gehört.
Wann dir das hilft
Ein Kunde aus Österreich beauftragt euch für eine Baumfällung. Beim Schreiben der Rechnung stutzt du: Mehrwertsteuer drauf oder nicht? Rechnest du sie fälschlich mit, zahlt der Kunde eine Steuer, die er nicht schuldet, und beschwert sich zu Recht. Lässt du sie weg, ohne den Pflichthinweis auf die Rechnung zu schreiben, hast du ein Problem mit dem Finanzamt. Wenn du den Kunden einmal richtig einrichtest, macht TREELAX Partner das ab dann bei jeder Rechnung von allein.
Voraussetzungen
Du hast die USt-IdNr. deines Kunden zur Hand. Frag den Kunden danach, falls sie dir noch fehlt.
Der Kunde ist als Kontakt angelegt. Wie das geht, liest du im Artikel Kontakte richtig anlegen: Ansprechpartner, Rechnungsadresse und Leistungsort.
Für den späteren DATEV-Export braucht der Kunde außerdem eine Debitorennummer. Mehr dazu im Artikel: Debitorennummer für Kunden hinterlegen.
Schritt 1: Den Kunden einmalig einrichten
Das machst du pro Kunde nur ein einziges Mal. Danach erkennt TREELAX Partner bei jeder Rechnung von allein, dass keine Mehrwertsteuer berechnet wird.
1. Gehe in die App Kontakte und öffne den Kunden.
2. Trag oben seine USt-IdNr. ein. Das ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Sie fängt mit dem Länderkürzel an — zum Beispiel ATU… für Österreich oder NL… für die Niederlande. Ohne diese Nummer geht es nicht.
3. Wechsle auf den Reiter Verkauf & Einkauf.
4. Wähle im Feld Steuerposition den Eintrag Geschäftspartner EU (mit USt-ID).
5. Klicke auf Speichern. Fertig — das musst du bei diesem Kunden nie wieder machen.
Kunde außerhalb der EU (zum Beispiel Schweiz)?
Wähle in Schritt 4 stattdessen Geschäftspartner Ausland (Nicht-EU). Eine USt-IdNr. brauchst du in diesem Fall nicht.
Schritt 2: Die Rechnung schreiben
1. Gehe zu Buchhaltung → Kunden → Ausgangsrechnungen.
2. Klicke oben links auf Neu.
3. Wähle oben im Feld Kunde deinen Kunden aus. TREELAX Partner erkennt jetzt automatisch, dass keine Steuer berechnet werden darf.
4. Trag deine Leistungen wie immer als Positionen ein — Baumfällung, Kronenpflege, Anfahrt und so weiter. Die Preise gibst du ganz normal ein. An der Mehrwertsteuer musst du nichts ändern, das macht das System allein. In der Summe unten steht dann 0,00 € MwSt.
5. Scroll runter zum Schlusstext (das Feld heißt auch „Bedingungen und Konditionen“) und schreib dort diesen Satz rein:
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).
Das ist Pflicht. Ohne diesen Satz ist die Rechnung formal nicht korrekt.
Klicke auf „Bestätigen“. Die Rechnung wird gebucht und bekommt ihre fortlaufende Rechnungsnummer.
Über Senden & Drucken verschickst du sie direkt per E-Mail oder lädst sie als PDF herunter.
Tipp: Wenn du öfter ins Ausland abrechnest, muss der Satz nicht jedes Mal neu getippt werden. Unter Buchhaltung → Konfiguration → Buchhaltung → Steuerpositionen öffnest du Geschäftspartner EU (mit USt-ID) und trägst den Satz einmalig im Feld Notizen ein. Er steht danach automatisch auf jeder Rechnung mit dieser Steuerposition — und nur dort. Wenn dir dafür die Rechte fehlen, richtet dir das dein Digitalisierungsexperte ein.
Woran du erkennst, dass alles richtig ist
Auf der fertigen Rechnung steht:
keine MwSt. in der Summe (0,00 €)
die USt-IdNr. deines Kunden ist mit aufgedruckt
der Hinweis „Reverse Charge“ ist sichtbar
Häufige Fragen
Mein EU-Kunde hat mir keine USt-IdNr. gegeben — was dann?
Ohne gültige USt-IdNr. greift Reverse Charge nicht. Dann rechnest du den Auftrag wie einen normalen Inlandsverkauf mit Mehrwertsteuer ab. Frag den Kunden also unbedingt nach seiner Nummer.
Muss ich bei jeder Rechnung die Steuer neu umstellen?
Nein. Sobald die Steuerposition einmal am Kunden hinterlegt ist, zieht TREELAX Partner sie bei jeder neuen Rechnung automatisch.
Gilt das auch für Privatpersonen im Ausland?
Nein. Reverse Charge gilt nur für Geschäftskunden mit USt-IdNr. Bei Privatpersonen rechnest du in der Regel mit deutscher Mehrwertsteuer ab. Frag im Zweifel deinen Steuerberater.
Weiterführende Artikel
Buchhaltung