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Rechnungen schreiben
Was du in diesem Artikel lernst
Wie deine Rechnungs- und Angebotsnummern nach dem Umstieg weiterlaufen, welche Angaben wir von dir brauchen und was du nach der Umstellung prüfst.
Wann dir das hilft
Du kommst von einer anderen Software. Deine letzte Rechnung dort trägt die Nummer 2026-0187, bei den Angeboten bist du bei Nummer 412. Ab Montag willst du mit TREELAX Partner arbeiten, und die nächste Rechnung soll 2026-0188 heißen, ohne Sprung und ohne doppelte Nummer. Oder du fragst dich, ob du einfach bei 1 neu anfangen darfst.
Fortführen oder neu anfangen
Beides geht. Entscheidend ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vorkommt und die Rechnungen sich eindeutig zuordnen lassen. Ob ein Neuanfang zu deinem Betrieb passt, klärst du kurz mit deiner Steuerberatung.
Fortführen: Du behältst Kürzel und Aufbau deiner bisherigen Nummern, TREELAX Partner zählt ab deiner letzten Nummer weiter (aus 99 im alten System wird 100 im neuen). Dafür brauchst du einen festen Stichtag. Ab diesem Tag stellst du im alten System nichts mehr aus, sonst vergibst du Nummern doppelt.
Neu anfangen: Du startest einen eigenen Nummernkreis, zum Beispiel RE-2026-001. Er überschneidet sich nicht mit dem alten, deshalb entstehen keine doppelten Nummern. Leg trotzdem fest, ab wann du Rechnungen nur noch in TREELAX Partner schreibst. Jeder der beiden Nummernkreise sollte für sich durchgehend bleiben.
Warum du die Nummern nicht selbst umstellst
Die Nummernkreise der Rechnungen sind gesperrt. So kann niemand versehentlich die Buchhaltung durcheinanderbringen. Die Umstellung läuft deshalb über uns. Dabei zählt jede Belegart für sich:
Angebote und Aufträge: Sie laufen in einer Nummernfolge. Ein bestätigtes Angebot wird zum Auftrag und behält seine Nummer.
Rechnungen: Es gibt eine durchlaufende Folge, unabhängig vom Steuersatz. Abschlags- und Anzahlungsrechnungen zählen in derselben Folge mit.
Gutschriften und Stornos: Sie haben eine eigene Folge, zum Beispiel GU 2026 ab 001.
So gibst du uns die Angaben
1. Entscheide dich für Fortführen oder Neuanfang. Beim Fortführen legst du den Stichtag fest. Bis dahin verbuchst du in TREELAX Partner keine Rechnungen.
2. Such im alten System die letzte vergebene Nummer je Belegart heraus: Angebot, Rechnung und Gutschrift.
3. Überleg dir das gewünschte Format. Wir empfehlen das Jahr in der Nummer, zum Beispiel RE-2026-001. Das macht die Nummern übersichtlicher und eine Prüfung einfacher.
4. Schreib dem Support per E-Mail oder WhatsApp die aktuelle Nummer und die gewünschte nächste, zum Beispiel: „Aktuell 2026-0187, die nächste soll 2026-0188 sein.“ Nenn das für jede Belegart und gib bei Fortführung den Stichtag an.
5. Prüfe nach der Umstellung die erste echte Rechnung. Leg sie als Entwurf an, klick auf Bestätigen und kontrollier die Nummer oben im Rechnungsformular. Mit dem ersten Angebot gehst du genauso vor.
Gut zu wissen
Ein Rechnungsentwurf hat noch keine Nummer, auch der Ausdruck nicht. Sie kommt erst mit Bestätigen. Bestätige deshalb keine Testrechnung. Eine gebuchte Rechnung lässt sich nicht löschen, nur stornieren, und eine gelöschte Nummer hinterlässt eine Lücke.
Bei den Angeboten gibst du die nächste freie Nummer an. Hast du schon 70 Angebote geschrieben, beginnt der Nummernkreis bei 71. Startest du mitten im Jahr, wähle eine höhere Startnummer, damit die Folge nicht nach deinem allerersten Angebot aussieht.
Lade alte Rechnungen aus dem alten System nicht hoch, nur um Zahlungen zuzuordnen. Ihre Nummern und ihr Format bringen die Rechnungsliste durcheinander. Buche die Zahlungen direkt auf das Kundenkonto.
Kundennummern (Debitoren) sind ein eigener Nummernkreis und haben mit den Belegnummern nichts zu tun.
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