Was du in diesem Artikel lernst

Du stornierst eine fehlerhafte Rechnung korrekt über eine Gutschrift. Du weißt danach, warum Rechnungen in Deutschland niemals gelöscht werden dürfen — und wie du eine korrigierte Rechnung sauber neu ausstellst.

Wann dir das hilft

Die Rechnung ist raus, und beim zweiten Hinsehen fällt dir auf, dass der Betrag nicht stimmt. Oder sie ging an die falsche Hausverwaltung. Der erste Reflex ist, sie schnell zu löschen und neu zu schreiben, bevor es jemand merkt. Genau das darfst du nicht. Der richtige Weg dauert keine Minute länger und hält bei jeder Betriebsprüfung stand.

Die wichtigste Regel: Niemals löschen

Eine gebuchte oder bereits versendete Rechnung darf in Deutschland niemals gelöscht werden. Das verstößt gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) und hinterlässt eine Lücke in der Rechnungssequenz. Bei einer Betriebsprüfung kann das zu ernsthaften Problemen führen.

Der einzig richtige Weg ist immer: eine Gutschrift erstellen. Das nennt man auch Stornorechnung.

Wann brauchst du eine Gutschrift?

• Du hast den falschen Betrag berechnet

• Du hast den falschen Empfänger eingetragen

• Die Rechnung wurde doppelt ausgestellt

• Die Leistung wurde nicht erbracht oder teilweise storniert

• Du hast den falschen Steuersatz verwendet

Gutschrift erstellen

1. Öffne die fehlerhafte Rechnung unter Buchhaltung → Kunden → Rechnungen.

2. Klicke oben in der Buttonleiste auf Gutschrift hinzufügen. Der Button steht direkt neben Zahlung registrieren — nicht im Menü Aktion.

3. Es öffnet sich das Fenster Gutschrift. Wähle oben die Anrechnungsmethode: Teilrückerstattung für einen Teilbetrag, Vollständige Rückerstattung für die ganze Rechnung.

4. Trage unter Begründung den Grund für die Stornierung ein — z. B. „Falscher Betrag" oder „Doppelt ausgestellt". Prüfe darunter das Stornodatum und rechts das Rückerstattungsdatum.

5. Klicke auf Stornieren. Die Gutschrift wird als Entwurf erzeugt und kann vor der Verrechnung noch bearbeitet werden.

TREELAX Partner erstellt automatisch eine Gutschrift über denselben Betrag wie die Originalrechnung. Die beiden Belege werden miteinander verrechnet — die Rechnung ist damit buchhalterisch auf null gestellt.

1. Klicke auf „Bestätigen", um die Gutschrift zu buchen.

Die ursprüngliche Rechnung bleibt im System sichtbar mit dem Status „Storniert". Das ist korrekt so — nichts wird gelöscht.

Korrigierte Rechnung neu ausstellen

Wenn du nach der Stornierung eine neue, korrekte Rechnung brauchst:

Am schnellsten geht das direkt im Gutschrift-Fenster: Wähle dort statt einer der beiden anderen Optionen die Anrechnungsmethode „Vollständige Rückerstattung und neuer Rechnungsentwurf". TREELAX Partner storniert dann die alte Rechnung und legt in einem Schritt einen neuen Rechnungsentwurf mit denselben Positionen an. Den Weg über Duplizieren brauchst du nur, wenn die Rechnung bereits storniert ist.

1. Öffne die stornierte (ursprüngliche) Rechnung.

2. Klicke auf Aktion → „Duplizieren".

3. TREELAX Partner erstellt eine Kopie der Rechnung als neuen Entwurf.

4. Passe die kopierten Daten an — korrekter Betrag, korrekter Empfänger, richtiger Steuersatz.

5. Klicke auf „Bestätigen" und verschicke die neue Rechnung.

Was passiert mit Zahlungen?

Hat der Kunde die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Überzahlung zurückbuchen: Du buchst die Zahlung auf die Gutschrift um und erstattest dem Kunden den Differenzbetrag.

• Guthaben stehen lassen: Das Guthaben bleibt beim Kunden und wird mit der nächsten Rechnung verrechnet.

Bei Fragen dazu hilft dein Digitalisierungsexperte.

Häufige Fragen

Kann ich eine Gutschrift auch für eine Teilstornierung nutzen?

Ja. Beim Erstellen der Gutschrift kannst du den Betrag anpassen — du musst nicht die gesamte Rechnung stornieren, sondern nur den fehlerhaften Teil.

Die Rechnung hat noch den Status „Entwurf" — muss ich trotzdem eine Gutschrift erstellen?

Nein. Entwürfe kannst du direkt bearbeiten oder löschen, da sie noch nicht gebucht sind. Die Gutschrift-Pflicht gilt nur für bereits bestätigte Rechnungen.

Muss ich die Gutschrift auch an den Kunden schicken?

Ja, wenn der Kunde die Originalrechnung bereits erhalten hat. Schick ihm die Gutschrift als PDF — so ist auch für ihn alles buchhalterisch sauber.