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Pipeline und Nachverfolgung
Was du in diesem Artikel lernst
Du erfährst, wann du eine Aufgabe anlegst und wann einen Termin, und warum beides über denselben Knopf läuft.
Wann dir das hilft
Der Kunde will sich bis Ende des Monats entscheiden. Du willst in zwei Wochen nachfassen, und drei Tage vor dem vereinbarten Besichtigungstermin willst du daran erinnert werden. Für beides gibt es in jeder Arbeitsmappe denselben Einstieg. Erst die Wahl dahinter entscheidet, ob du am Stichtag eine Erinnerung siehst oder schon vorher.
Aktivität ist der Oberbegriff
Was das System Aktivität nennt, ist alles, was du dir vornimmst: eine Aufgabe, ein Termin, ein Anruf, eine E-Mail, eine Baumkontrolle. Den Einstieg findest du im unteren Bereich jeder Anfrage, Baustellenakte, jedes Angebots und jeder Rechnung. Ab dem Trennstrich sieht jede Arbeitsmappe gleich aus.
1. Klick unten in der Arbeitsmappe auf Aktivitäten.
2. Im Fenster Aktivität planen wählst du unter Bezeichnung, worum es geht. Zur Auswahl stehen E-Mail, Anruf, Termin, Baumkontrolle, Aufgabe und Dokument hochladen.
Die Aufgabe: ein To-do mit Stichtag
Bleibt es bei Aufgabe, gibst du einen Titel ein, setzt ein Fälligkeitsdatum und wählst unter Zugewiesen an, wer sich darum kümmert. Ein Klick auf Planen, fertig. Die Aufgabe erscheint in der Arbeitsmappe und bei der zuständigen Person unter der Uhr oben rechts.
Eine Aufgabe meldet sich erst am Fälligkeitstag. Eine Voraberinnerung gibt es dafür nicht.
Der Termin: ein Eintrag im Kalender
Wählst du Termin, verschwinden Fälligkeitsdatum und Zuständigkeit. Stattdessen erscheint der Button Kalender öffnen. Dort legst du Datum und Uhrzeit fest, lädst den Kunden ein, gibst dem Termin eine Farbe und stellst eine Erinnerung ein, die dich vorab benachrichtigt. Angaben aus der Anfrage wie der Ort werden dabei übernommen.
Die Faustregel
Aufgabe, wenn es reicht, dass etwas bis zu einem bestimmten Tag erledigt ist: „Angebot nachfassen“, „Genehmigung anfordern“.
Termin, wenn eine Uhrzeit dranhängt, jemand mitkommen oder eingeladen werden soll oder wenn du vorher erinnert werden willst.
Brauchst du für eine Wiedervorlage einen Vorlauf („erinnere mich eine Woche vorher“), nimm den Termin. Nur dort gibt es eine Voraberinnerung.
Gut zu wissen
Farben nach Ampelprinzip: Liegt die Fälligkeit in der Zukunft, ist die Aktivität grün, am Stichtag orange, danach rot. In der Pipeline siehst du so auf einen Blick, welche Anfrage liegen geblieben ist.
Schlummern ist die Snooze-Taste: 7 Tage schlummern schiebt die Erinnerung um sieben Tage. Danach meldet sie sich erneut.
Benachrichtigt wird die zuständige Person, also wer unter Zugewiesen an steht. Bei Fahrzeugen geht die Meldung an den hinterlegten Fahrzeugführer. Ist keiner eingetragen, geht sie an den Fuhrparkmanager. Ohne Verantwortlichen läuft die Erinnerung ins Leere.
Deine eigenen Aktivitäten aus allen Modulen siehst du gesammelt unter der Uhr oben rechts, sortiert nach Kachel-Typ. Wie das geht, steht im Artikel Sprechblase und Uhr: die beiden Benachrichtigungs-Symbole oben rechts. Eine Liste mit den Aktivitäten aller Kollegen über alle Module hinweg gibt es nicht. Willst du sehen, was ein Kollege offen hat, filterst du im jeweiligen Modul nach ihm, zum Beispiel in den Anfragen oder im Baumkataster.
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