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Benachrichtigungen und Kundenkommunikation
Was du in diesem Artikel lernst
Du lernst die beiden zentralen Benachrichtigungs-Symbole oben rechts in TREELAX Partner kennen: die Sprechblase für deine Chat-Benachrichtigungen und die Uhr für anstehende Aufgaben. Nach diesem Artikel weißt du, was die Zahlen bedeuten, wie du die Pop-ups bedienst und wie du in Sekunden zur passenden Kachel kommst.
Wann dir das hilft
Oben rechts steht seit Tagen eine rote Zahl, und du weißt nicht, was sie von dir will. Also klickst du sie irgendwann weg, ohne hinzusehen. Damit verschwindet auch die Rückfrage eines Kunden, die dort seit Dienstag lag. Die beiden Symbole machen unterschiedliche Dinge: Das eine sammelt Nachrichten, das andere fällige Aufgaben. Wenn du den Unterschied kennst, wird aus dem roten Punkt eine brauchbare Arbeitsliste.
Wo du die Symbole findest
Ganz oben in TREELAX Partner, rechts neben dem Profil-Foto, siehst du in der grünen Leiste zwei kleine Symbole mit Zahlen daneben:
Sprechblase: deine Chat-Benachrichtigungen
Uhr: deine offenen Aktivitäten (Aufgaben mit Frist)
Die Zahlen geben an, wie viele Einträge offen sind. Solange du irgendwo in TREELAX Partner bist, hast du die Symbole immer im Blick.
Symbol 1: Sprechblase für deine Chat-Benachrichtigungen
Die Sprechblase ist deine schnelle Übersicht über alles, was im Chat passiert: neue Direktnachrichten, neue Kanal-Beiträge, @-Erwähnungen.
So nutzt du die Sprechblase
1. Klicke einmal auf das Sprechblasen-Symbol
2. Ein Pop-up klappt direkt darunter auf
3. Oben findest du drei Filter-Reiter:
Alle: Mischung aus allen Chat-Aktivitäten
Chat: nur Direktnachrichten an dich
Kanäle: nur Beiträge aus Kanälen
4. Klickst du einen Eintrag an, springst du direkt zum entsprechenden Chat oder Kanal
5. Mit dem Häkchen-Symbol rechts neben einem Eintrag markierst du ihn als gelesen
Was alles in der Sprechblase landet
Neue Nachrichten in Direktnachrichten
Neue Beiträge in Kanälen, in denen du Mitglied bist
@-Erwähnungen durch Kollegen
Antworten von Kunden auf E-Mails, die du verschickt hast (sofern du Follower bist)
Hinweise vom TREEWIKI-KI-Bot, falls eingerichtet
Praktischer Tipp
Die Sprechblase ist ideal, wenn du schnell überblicken willst, ob etwas Neues ansteht, ohne ins komplette Chat-Modul zu wechseln. Für die ausführliche Bearbeitung gehst du dann ins Chat-Modul (Klick auf das Sprechblasen-Symbol ganz links in der Hauptnavigation).
Symbol 2: Uhr für deine offenen Aktivitäten
Die Uhr zeigt dir alle Aktivitäten, die für dich angelegt sind und ein Fristdatum haben. Das ist der wichtigste Unterschied zur Sprechblase:
Was gezeigt wird: Die Sprechblase sammelt Chat-Nachrichten, die Uhr Aufgaben mit Frist.
Woher es kommt: In der Sprechblase landet, was dir andere Mitarbeiter, Kunden oder das System schreiben. Die Uhr füllst du selbst oder deine Kollegen, indem ihr Aktivitäten plant.
Frist: Eine Nachricht hat keine Frist, eine Aktivität immer. Deshalb zeigt dir nur die Uhr, was überfällig ist.
Was ist eine Aktivität?
Eine Aktivität ist eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum, die an einer Kachel hängt. Typische Beispiele aus dem Baumpflege-Alltag:
Anruf beim Kunden zu einer offenen Anfrage
E-Mail an den Kunden zu einem Angebot
Baumkontrolle zu einer Baustelle
Aufgabe: freie Aufgabe, z. B. „Werkzeug nachbestellen"
Dokument hochladen zu einem Auftrag
Termin mit Kunden vereinbaren
Aktivitäten kannst du dir selbst geben oder von Kollegen zugewiesen bekommen.
So nutzt du die Uhr
1. Klicke oben rechts auf das Uhr-Symbol. Das Pop-up gruppiert deine offenen Aktivitäten nach Kachel-Typ. Pro Zeile siehst du das Symbol der Kachelart, die Gesamtzahl und die Aufteilung nach Frist:
Überfällig: Frist liegt in der Vergangenheit (rot)
Heute: heute fällig
Geplant: in der Zukunft fällig
2. Klickst du auf eine Zeile oder auf einen der Zähler, öffnet TREELAX Partner die Liste dieses Kachel-Typs, gefiltert auf genau diese Aktivitäten. Von dort öffnest du die Kachel, an der die Aktivität hängt.
3. An der Kachel kannst du die Aktivität erledigen, verschieben oder löschen
Aktivität an der Kachel erledigen
Erledigen kannst du eine Aktivität dort, wo sie hängt: Öffne die Kachel, klicke die Aktivität an und wähle Als erledigt markieren.
Aktivität an einer Kachel anlegen
Neue Aufgaben für dich oder einen Kollegen planst du direkt an der Kachel: Klick im Verlauf auf Aktivitäten, wähl die Art, das Fälligkeitsdatum und unter Zugewiesen an den zuständigen Mitarbeiter und bestätige mit Planen. Die Aktivität erscheint sofort in seinem Uhr-Symbol.
Wann nutzt du welches Symbol?
Die Sprechblase ist für Kommunikation: Wer hat dir geschrieben, worauf solltest du reagieren?
Die Uhr ist für Aufgaben: Was hast du heute noch zu tun, was ist überfällig?
Faustregel im Alltag:
Morgens öffnest du zuerst die Uhr: Was ist heute wichtig, was ist überfällig?
Im Tagesverlauf behältst du die Sprechblase im Blick, damit du keine Nachricht übersiehst
Abends bringst du beide auf null, soweit machbar
Häufige Fragen
Warum stehen in der Uhr Aktivitäten von vor Monaten?
Das sind überfällige Aufgaben, die nie als erledigt markiert wurden. Geh die Liste durch und entscheide pro Eintrag: erledigt, verschieben (neues Datum) oder löschen.
Kann ich die Zahl in der Sprechblase auf null bringen, ohne jede Nachricht zu lesen?
Ja. Öffne das Pop-up und klicke pro Eintrag auf das Häkchen, oder gehe ins komplette Chat-Modul und nutze dort Alle als gelesen markieren.
Werden Aktivitäten an Kollegen automatisch weitergeleitet, wenn ich sie zuweise?
Ja. Sobald du beim Anlegen einen anderen Mitarbeiter auswählst, taucht die Aktivität sofort in seinem Uhr-Symbol auf. Hat er Benachrichtigungen per E-Mail eingestellt, kommt zusätzlich eine E-Mail.
Was passiert, wenn ich auf eine Aktivität klicke, deren Kachel ich gar nicht öffnen darf (Berechtigung)?
Dann zeigt das System eine entsprechende Meldung. Sprich in dem Fall deinen Digitalisierungsexperten an, wenn du der Meinung bist, dass du Zugriff brauchen solltest.
Sehen meine Kollegen meine Sprechblase und Uhr?
Nein. Beide Symbole sind persönlich: Sie zeigen nur deine eigenen Benachrichtigungen und Aktivitäten.
Kann ich die Uhr-Zahl ignorieren, wenn ich im Urlaub bin?
Vor dem Urlaub solltest du offene Aktivitäten entweder erledigen, einem Kollegen zuweisen oder das Datum verschieben. So bleibt die Liste eines Vertreters überschaubar, und du kommst nicht zu einem riesigen Berg überfälliger Punkte zurück.
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