Interne Notiz oder Nachricht an den Kunden – was wann?
Was du in diesem Artikel lernst
Du verstehst den Unterschied zwischen einer internen Notiz und einer Nachricht an den Kunden – und stellst sicher, dass nichts versehentlich nach außen geht oder unbemerkt liegen bleibt.
Der Unterschied in einem Satz
Eine Notiz ist intern und geht nie an den Kunden. Eine Nachricht ist eine echte E-Mail und verlässt das Haus.
Das Eingabefeld unter jeder Arbeitsmappe – Anfrage, Auftrag, Baustelle, Rechnung – steht standardmäßig auf intern. Das ist Absicht: So kann nichts aus Versehen beim Kunden landen.
Interne Notiz schreiben
Scrolle in der Kachel nach unten zum Verlauf
Schreib direkt ins Notizfeld
Enter genügt zum Absenden
Jeder Eintrag bekommt Zeitstempel und Namen. Das Feld ist euer internes Kommunikations- und Protokollwerkzeug.
Kollegen ansprechen: Tippe @ und wähle den Namen – z. B. „@Tobias bitte den Kunden heute zurückrufen". Die erwähnte Person wird benachrichtigt und wird automatisch Follower der Kachel.
Nachricht an den Kunden schicken
Stelle das Eingabefeld aktiv auf externe Kommunikation um bzw. klicke auf „Nachricht senden"
Das Feld wird farblich hervorgehoben – das ist der Hinweis, dass die Nachricht wirklich nach außen geht
Über den Vergrößern-Button kannst du Betreff ändern, Anhänge ergänzen, weitere Empfänger hinzufügen und eine Nachrichten-Vorlage auswählen
Klicke aktiv auf Senden – hier reicht Enter bewusst nicht
Die Antwort des Kunden landet wieder im Verlauf derselben Kachel. So bleibt die gesamte Kundenkommunikation an einem Ort.
Der häufigste Fehler: Der Kunde bekommt keine Mail
Wenn ein Kunde sagt, er habe nichts bekommen, liegt es fast immer daran, dass eine Notiz statt einer Nachricht geschrieben wurde. Eine Notiz löst keine E-Mail aus.
Erkennen kannst du das im Verlauf: Nachrichten an den Kunden sind farblich abgesetzt, Notizen nicht.
Das Mail-Symbol im Blick behalten
Neben jedem versendeten Eintrag steht ein kleines Mail-Symbol:
Unscheinbar grau – sauber rausgegangen
Kräftig rot – die Mail konnte nicht zugestellt werden
Bei Rot klickst du einmal drauf, dann siehst du die Ursache – zum Beispiel eine ungültige Adresse oder ein Problem mit dem Mailserver.
Achtung: Wenn eine vertippte Adresse zufällig existiert, geht die Mail sauber raus und es erscheint keine Fehlermeldung. Das Symbol ersetzt also nicht den Blick auf die Adresse.
Sonderfall roter Fehler ohne echtes Problem: Hängt an einem Beleg ein Follower ohne E-Mail-Adresse – etwa eine Liefer- oder Rechnungsadresse ohne hinterlegte Mail –, meldet das System bei jeder Nachricht einen Versandfehler, obwohl alle echten Empfänger die Mail bekommen haben. Entferne diesen Follower dann über das Personen-Symbol.
Wer bekommt eine externe Nachricht noch zu sehen?
Der Kunde ist automatisch Follower seines eigenen Belegs. Das heißt: Er bekommt jede externe Nachricht zusätzlich zu dem Empfänger, den du im Sendedialog eingetragen hast.
Deshalb kann es passieren, dass eine Rechnung trotz geänderter Rechnungsadresse weiterhin beim alten Ansprechpartner ankommt. Lösung: Entweder am Kunden-Kontakt die richtige Adresse eintragen oder den Follower über das Personen-Symbol entfernen.
Interne Notizen sind davon nicht betroffen. Die sieht der Kunde nie – weder als Follower noch im Kundenportal.
Ein Nebeneffekt, der dir Arbeit spart
Interne Notizen sind der einzige Weg, Informationen automatisch von der Anfrage in die Baustellenakte zu übertragen. Was du in der Anfrage ins Notizfeld schreibst – z. B. „Achtung, Schubkarre mitnehmen" – wandert beim Bestätigen in die Baustellenakte mit und steht deinen Kollegen dort zur Verfügung.
Angebotspositionen erscheinen dagegen ohne Preise auf dem Lieferschein, werden aber nicht in die Anfragefelder gespiegelt.
Dateien richtig ablegen
Es gibt zwei Ablagewege, und sie verhalten sich unterschiedlich:
Eine Datei direkt im Dateien-Bereich ist sofort sichtbar
Eine Datei, die du an eine Notiz oder Nachricht hängst, gehört zu diesem Beitrag und erscheint nur über die Büroklammer
Deshalb ist dieselbe Datei mal direkt zu sehen und mal nur über die Büroklammer. Empfehlung: Alles, was später wiederauffindbar sein soll, direkt in den Dateien-Bereich legen.
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