Abrechnungspolitik einstellen: Festpreis vs. Zeiterfassung
Was du in diesem Artikel lernst
Du legst fest, ob ein Produkt zum Festpreis oder nach tatsächlich erfassten Arbeitsstunden abgerechnet wird – und kennst die drei Bedingungen, ohne die die Regieabrechnung nicht funktioniert.
Die zwei Abrechnungsarten
Vorkasse/Festpreis (Standard bei Pauschal-Angeboten)
Du vereinbarst beim Angebot einen festen Betrag – egal wie lange die Arbeit dauert. Das System zieht immer die im Angebot beschriebenen Mengen in die Rechnung. Erfasste Zeiten dienen dann nur der Dokumentation und Nachkalkulation.
Basierend auf Zeiterfassung (nach Aufwand)
Du rechnest nach tatsächlich geleisteten Stunden ab. Deine Mitarbeiter erfassen die Stunden in der Baustellenakte, und genau diese Stunden landen im Rechnungsentwurf – unabhängig davon, was im Auftrag stand.
Beispiel: Angeboten waren 24 Stunden Häcksler, erfasst wurden 2 Stunden. Abgerechnet werden die 2 Stunden.
Sinnvoll für Regiearbeiten, Aufträge mit schwer abschätzbarem Umfang und stundenweise abgerechnete Beratung oder Gutachten.
Einstellung im Produkt
Öffne das Produkt unter Verkauf → Produkte
Suche das Feld Abrechnungspolitik
Wähle „Vorkasse/Festpreis" oder „Basierend auf Zeiterfassung"
Drei Bedingungen für die Regieabrechnung
Das Feld allein reicht nicht. Damit erfasste Stunden sauber in die Rechnung laufen, muss das Produkt alle drei Punkte erfüllen:
1. Produktart: Dienstleistung
Regieprodukte werden als Dienstleistung angelegt, nicht als Verbrauchsartikel.
2. Zeitbasierte Maßeinheit
Bei „basierend auf Zeiterfassung" muss die Maßeinheit Stunden, Tage oder Minuten sein. Ein Produkt mit der Einheit „pro Baum" oder „pro Stück" kann keine Stunden übernehmen – die Rechnung wird dann falsch.
Das System rechnet innerhalb der Kategorie automatisch um: Hast du einen Tagessatz angeboten und es werden 10 Stunden erfasst, entstehen bei 8 Stunden je Tag 1,2 Tage in der Rechnung.
3. Zwei getrennte Artikel für beide Abrechnungsarten
Die Abrechnungspolitik hängt am Produkt – dasselbe Produkt kann nicht beides. Willst du z. B. Totholzentfernung mal pauschal und mal nach Aufwand anbieten, legst du zwei Produkte an und machst den Unterschied im Namen kenntlich:
„Totholzentfernung pauschal" – Abrechnungspolitik Festpreis
„Totholzentfernung nach Aufwand" – Abrechnungspolitik Zeiterfassung, Maßeinheit Stunde
Sortiere die beiden am besten in unterschiedliche Verkaufsvorlagen. Sonst kann das System nicht unterscheiden, was aus dem Regiebericht in die Rechnung überführt wird und was nur zur Information dient.
Wichtig bei Zeiterfassung
Damit die Abrechnung stimmt, müssen deine Mitarbeiter die Stunden in der Baustellenakte auf das richtige Produkt buchen. Wie das geht, steht im Artikel „Zeiten auf der Baustelle erfassen als Vorarbeiter und Mitarbeiter".
Weiterführende Artikel
Verkauf