Zeiterfassung der Mitarbeiter für den Steuerberater exportieren
Was du in diesem Artikel lernst
Du exportierst die Monatsübersicht deiner Mitarbeiter als Excel-Datei – mit allen Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. So bekommt dein Steuerberater genau das, was er für die Lohnbuchhaltung braucht.
Zeiterfassung exportieren
Öffne die App Zeiterfassung.
Klicke oben auf den Reiter Zeiterfassung/Anwesenheit.
Du siehst jetzt eine Übersicht aller Mitarbeiter mit allen jemals erfassten Anwesenheiten und Abwesenheiten.
Ansicht filtern und aufschlüsseln
Bevor du exportierst, filterst du die Ansicht auf den gewünschten Monat und schlüsselst sie nach Tag auf.
Klicke oben auf Filter und wähle den gewünschten Monat aus.
Klicke beim Mitarbeiternamen auf + und wähle erst Datum und dann Tag aus.
Du siehst jetzt für jeden Mitarbeiter eine tagesgenaue Übersicht des gewählten Monats.
Excel-Datei herunterladen
Klicke oben links in der Toolbar auf das Herunterladen-Symbol (Pfeil nach unten).
Die Excel-Datei wird direkt auf deinen Rechner gespeichert.
Die Datei enthält für jeden Mitarbeiter alle Tage des gefilterten Monats – inklusive Anwesenheitszeiten, Arbeitsstunden, Pausen, Überstunden und Abwesenheiten. Du kannst sie direkt an deinen Steuerberater weiterschicken.
Was die Spalten bedeuten
Die Übersicht enthält folgende Spalten:
Anwesenheit – Die gesamte Zeit, in der der Mitarbeiter eingestempelt war. Der Mitarbeiter meldet sich morgens über den grünen Knopf an und abends über den roten Knopf ab.
Arbeitsstunden – Die effektive Arbeitszeit. Das ist die Anwesenheitszeit abzüglich aller Abzüge: Pausenabzug durch Start-/Endzeit, händisch gestempelte Pausen und automatischer Pausenabzug.
Startzeit / Endzeit – Zeitpunkt der An- und Abmeldung des Mitarbeiters.
Pausen – Händisch gestempelte Pausen. Das sind Pausen, bei denen der Mitarbeiter sich über die Abmeldefunktion in der Anwesenheiten-App händisch ausgecheckt hat.
Automatischer Pausenabzug – Sofern aktiv: der automatisch abgezogene Pausenbetrag für den Mitarbeiter.
Berechnete Überstunden – Das Delta zwischen der Soll-Arbeitszeit laut Arbeitszeitmodell und der tatsächlichen Arbeitszeit (Spalte Arbeitsstunden). Positive Werte = Überstunden, negative Werte = Minusstunden.
Freier Tag – Zeigt an, ob der Tag ein Wochenende, ein Feiertag oder ein sonstiger freier Tag gemäß Arbeitszeitmodell ist. An solchen Tagen entstehen keine Minusstunden.
Urlaub – Die Anzahl der Urlaubstage, die für diesen Tag gebucht sind. Der Wert kommt aus den eingetragenen Abwesenheiten des Mitarbeiters.
Krankheit – Die Anzahl der Krankheitstage, die für diesen Tag hinterlegt sind.
Abwesenheit – Sonstige Abwesenheiten, die nicht als Urlaub oder Krankheit gebucht sind – zum Beispiel Überstundenabbau oder andere Abwesenheitsarten.
Häufige Fragen
Was braucht mein Steuerberater genau?
Die meisten Steuerberater benötigen die Anwesenheitsliste (Arbeitsstunden pro Tag) und die Abwesenheitsliste (Urlaub, Krankheit). Beide sind in der Exportdatei enthalten – du musst nichts zusammenkopieren.
Wann sollte ich den Export machen?
Am besten am Ende jeden Monats, bevor neue Einträge hinzukommen. Speichere die Datei in einem Ordner pro Jahr ab, damit du jederzeit schnell den richtigen Monat findest.
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