Was du in diesem Artikel lernst

Du exportierst die Monatsübersicht deiner Mitarbeiter als Excel-Datei mit Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden. Außerdem verstehst du, was in den Spalten steht.

Zeiterfassung exportieren

1. Öffne das Modul Zeiterfassung

2. Klicke oben auf den Reiter Zeiterfassung/Anwesenheit

3. Du siehst eine Übersicht aller Mitarbeiter mit allen erfassten An- und Abwesenheiten

Ansicht filtern und aufschlüsseln

1. Klicke oben auf Filter > Datum und wähle den gewünschten Monat. Direkt angeboten werden die letzten drei Monate, ältere Zeiträume wählst du über das Quartal oder das Jahr.

2. Klicke beim Mitarbeiternamen auf + und wähle erst Datum, dann Tag

Jetzt siehst du je Mitarbeiter eine tagesgenaue Übersicht des gewählten Monats.

Excel-Datei herunterladen

Klicke oben links in der Toolbar auf das Herunterladen-Symbol (Pfeil nach unten). Die Datei enthält für jeden Mitarbeiter alle Tage des gefilterten Monats und kann direkt an den Steuerberater weiter.

Was die Spalten bedeuten

Anwesenheitsstunden: Die gesamte Zeit zwischen Ein- und Ausstempeln, also brutto inklusive Pause.

Arbeitsstunden: Die Anwesenheitsstunden nach Abzug des automatischen Pausenabzugs, also die Netto-Arbeitszeit.

Start / Ende: Zeitpunkt der An- und Abmeldung. Aussagekräftig nur in der Tagesansicht, in den Summenzeilen werden die Uhrzeiten addiert.

Pausen: Händisch gestempelte Pausen, also solche, bei denen der Mitarbeiter sich zwischendurch abgemeldet hat.

Automatischer Pausenabzug: Sofern aktiv: der automatisch abgezogene Pausenbetrag.

Überstunden: Die Arbeitsstunden abzüglich der Soll-Arbeitszeit. Positive Werte sind Überstunden, negative Minusstunden.

Freier Tag: Wochenende, Feiertag oder freier Tag gemäß Arbeitszeitmodell. An solchen Tagen entstehen keine Minusstunden.

Urlaub / Krankheit / Abwesenheit: Die gebuchten Abwesenheiten des Tages. „Abwesenheit" sammelt alles, was weder Urlaub noch Krankheit ist, z. B. Überstundenabbau.

Wird die Pause abgezogen? Ja

Das ist die häufigste Rückfrage zu dieser Tabelle. Ein Rechenbeispiel:

• Anwesenheitsstunden (gestempelt): 09:32

• Automatischer Pausenabzug: 00:45

• Arbeitsstunden: 08:47

• Soll laut Arbeitszeitmodell: 08:00

Ergebnis: 00:47 Überstunden (08:47 − 08:00). Die Pause ist in der Spalte Arbeitsstunden schon abgezogen und damit auch im Überstundenwert berücksichtigt. Die Zeit inklusive Pause zeigt nur die Spalte Anwesenheitsstunden.

Die effektive Arbeitszeit abzüglich Pausen bekommst du sauber über genau diesen Export.

Häufige Fragen

Was braucht mein Steuerberater genau?

Meist die Anwesenheitsliste (Arbeitsstunden pro Tag) und die Abwesenheitsliste (Urlaub, Krankheit). Beides steckt in der Exportdatei. Du musst nichts zusammenkopieren.

Wann sollte ich exportieren?

Am Monatsende, bevor neue Einträge dazukommen. Leg die Dateien in einem Ordner pro Jahr ab.

Mir fehlt eine Spalte, die ich erwartet habe.

Schick den Export kurz an den Support, wir schauen uns die Konfiguration an.