Was du in diesem Artikel lernst

Du legst Subunternehmer als externe Mitarbeiter in TREELAX Partner an, richtest ihnen selbst einen Zugang ein und gibst ihnen genau so viel Einblick, wie sie brauchen.

Warum Subunternehmer ins System einladen?

Bei den meisten Handwerkersoftwares zahlst du pro Nutzer – Subunternehmer-Zugänge kosten dort also extra, weshalb viele Betriebe darauf verzichten. Bei TREELAX Partner ist die Nutzeranzahl nicht limitiert. Du kannst alle Subunternehmer, mit denen du regelmäßig zusammenarbeitest, kostenfrei einladen.

Faustregel: Ab etwa zweimal im Monat auf der Baustelle lohnt sich ein eigener Zugang.

Im Alltag bringt dir das:

• Du planst Subunternehmer in Baustellenplanung und Plantafel wie festangestellte Mitarbeiter

• Sie sehen in ihrem Kalender, auf welchen Baustellen sie eingeplant sind

• Sie erfassen ihre eigenen Zeiten baustellenbezogen

• Sie sehen nur die Baustellenakten, auf die sie zugeordnet sind – keine anderen Daten deines Betriebs

• Sie können Baustellenakten einsehen, nicht verändern

Schritt 1: Subunternehmer als Mitarbeiter anlegen

1. Gehe zu Mitarbeiter → Neu

2. Trage Namen und E-Mail-Adresse ein

3. Trage bei der Stelle „Subunternehmer" ein – darüber bekommt er automatisch den eingeschränkten Zugang

Die E-Mail-Adresse ist keine Formalie: Ohne hinterlegte Adresse kannst du keine Einladung verschicken, und das Zurücksetzen des Passworts funktioniert später nicht.

Schritt 2: Zugang selbst einrichten

Das machst du selbst, dafür brauchst du kein Support-Ticket:

1. Öffne den angelegten Mitarbeiter

2. Klicke oben auf Aktion → „Benutzer erstellen"

3. Setze das Häkchen für die Einladungs-Mail (optional. Nur, wenn du willst, dass er sich auch ins System einloggt. Wenn du ihn “nur” für deine Planung einlädtst, lässt du das Häkchen weg.)

4. Prüfe die E-Mail-Adresse. Wenn dir keine vorliegt, kannst du hier auch einen beliebigen Benutzernamen eintragen

5. Weise die Rolle „Subunternehmer" zu

Der Subunternehmer bekommt die Einladung (sofern ausgewählt), vergibt sein Passwort und hat danach Zugriff auf seinen eingeschränkten Bereich.

Ohne Zugang einplanen geht auch

Du willst einen Subunternehmer nur in der Planung sehen, ohne dass er sich einloggt? Dann legst du ihn ohne E-Mail-Adresse an oder verschickst einfach keine Einladung. Er ist trotzdem als Subunternehmer geführt und in der Baustellenplanung auswählbar – er hat nur selbst keinen Systemzugriff.

Tipp für unregelmäßige Verfügbarkeit: Trage für die Tage, an denen der Subunternehmer nicht kann, eine Abwesenheit ein. Dann siehst du in der Planung sofort, wann er nicht eingeplant werden kann.

Eingeschränkte Rechte – so funktioniert's

Subunternehmer bekommen in der Regel nur Zugriff auf die Baustellenplanung. Konkret:

• Sie sehen ausschließlich die Baustellenakten, auf die sie eingeplant sind

• Sie können Baustelleninhalte lesen, nichts verändern

• Sie erfassen ihre eigenen Zeiten – mehr nicht

• Kein Urlaubskonto, kein Arbeitszeitmodell nötig; Abwesenheiten werden für sie nicht verwaltet

Wichtig: keine Unterschrift auf dem Abnahmeprotokoll

Subunternehmer haben im System keine Weisungsbefugnis und können deshalb keine Abnahmeprotokolle unterschreiben – das würde rechtlich Probleme machen. Trage als Vorarbeiter der Baustelle in solchen Fällen jemanden aus deinem eigenen Betrieb ein.

Aus demselben Grund lassen sich Subunternehmer nur als reguläres Teammitglied einplanen, nicht als Vorarbeiter.

Weiterführende Artikel

• Benutzer anlegen und Rechteprofile vergeben

• Vorarbeiter und Teammitglieder einplanen