›
Mitarbeiterakte pflegen
Was du in diesem Artikel lernst
Warum in jeder Mitarbeiterakte eine E-Mail-Adresse stehen sollte, warum das meistens die private ist und was du tust, wenn ein Kollege gar keine hat.
Wann dir das hilft
Halb sieben am Bauhof, der Vorarbeiter kommt aus zwei Wochen Urlaub zurück und weiß sein Passwort nicht mehr. Steht bei ihm eine E-Mail-Adresse im System, klickt er auf „Passwort vergessen", holt sich die Mail aufs Handy und ist in zwei Minuten drin. Steht dort keine, wartet der ganze Trupp, bis jemand im Büro sitzt und ihm ein neues Passwort setzt.
Wofür die Adresse überhaupt gebraucht wird
Sie hat genau drei Aufgaben. Erstens: Ohne hinterlegte Adresse lässt sich keine Einladung ins System verschicken. Zweitens, und das ist der wichtigste Punkt: Nur wer sich mit einer E-Mail-Adresse anmeldet, kann sein Passwort selbst zurücksetzen. Drittens gehen darüber die wenigen Systemnachrichten raus, die deine Leute betreffen, vor allem Bestätigungen zu genehmigten Urlaubsanträgen.
Die hinterlegte Adresse wird beim Anlegen des Zugangs automatisch zum Benutzernamen. Mit ihr meldet sich der Kollege später an.
Die Sorge vor einer Mailflut ist unbegründet. Mitarbeiter werden nicht mit Nachrichten zugeschüttet, und deine Kunden bekommen diese Adressen nie zu sehen.
Warum es meistens die private Adresse ist
Auf der Baustelle hat kaum jemand eine Firmenadresse, und nur fürs System ein Postfach anzulegen ist Aufwand ohne Nutzen. Deshalb hinterlegen die meisten Betriebe schlicht die private Adresse ihrer Kollegen. Das ist ausdrücklich in Ordnung: Die Adresse muss nicht zur Firmendomain gehören, Gmail, GMX oder web.de funktionieren genauso. Entscheidend ist nur, dass der Kollege sie tatsächlich abrufen kann. Sonst nützt sie im Ernstfall nichts.
So trägst du sie ein
1. Öffne das Modul Mitarbeiter und wähl den Kollegen aus. Legst du ihn gerade erst an, klick auf Neu und vergib zuerst den Namen.
2. Trag die Adresse oben in der Mitarbeiterakte ins Feld Arbeits-E-Mail ein, auch wenn es die private Adresse ist, und speichere. Das Feld E-Mail im Reiter Private Informationen ist dafür nicht gedacht.
3. Wenn du ihm anschließend über Aktion > Benutzer erstellen den Zugang anlegst, ist die Adresse dort schon vorbefüllt und wird zum Benutzernamen. Setz das Häkchen für die Einladungsmail, dann vergibt der Kollege sein Passwort selbst. Wie du dabei gleich das passende Rechteprofil vergibst, steht in Benutzer anlegen und Rechteprofile vergeben.
4. Ist der Zugang längst angelegt und die Adresse fehlt, holst du das genauso nach: Adresse eintragen, Einladung verschicken, fertig.
Wenn es partout keine Adresse gibt
Ein Zugang geht auch ganz ohne. Dann trägst du im E-Mail-Feld statt einer Adresse einen frei wählbaren Benutzernamen ein. Achte dabei auf Groß- und Kleinschreibung. Genau so muss sich der Kollege später anmelden. Das Passwort vergibst du in diesem Fall selbst: Benutzer öffnen, oben auf Aktion > Passwort ändern.
Der Preis dafür: „Passwort vergessen" funktioniert nicht mehr, jedes vergessene Passwort landet wieder bei dir. Sobald der Kollege eine Adresse hat, trag sie nach und schick ihm die Einladung. Ab dann kommt er allein zurecht.
Gut zu wissen
Jeder Kollege braucht seinen eigenen Zugang. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig im selben Benutzer an derselben Baustelle, überschreiben und löschen sich ihre Einträge gegenseitig.
Die Anmelde-Adresse lässt sich später im Benutzerdatensatz korrigieren. Das Passwort bleibt dabei unverändert, der Kollege meldet sich einfach mit der neuen Adresse an.
Du willst nicht, dass alle sofort loslegen? Lass die Zugänge an eine zentrale Adresse im Betrieb schicken und verteil sie selbst, wenn es für dich passt.
Ohne E-Mail-Adresse sieht ein Benutzer trotzdem alles, wozu er berechtigt ist, zum Beispiel Notizen und Einträge an einem Kunden. Die Adresse betrifft nur Anmeldung und Benachrichtigungen, nicht die Rechte.
Weiterführende Artikel
Hat dir dieser Artikel geholfen?
Mitarbeiter & Personal
Mitarbeiterakte pflegen