Mehrere Personen pro Kunde Zugriff geben
Was du in diesem Artikel lernst
Du legst für ein Unternehmen mehrere Kontaktpersonen an und gibst jeder einen eigenen Portalzugriff. So können z. B. Hausverwalter, Hausmeister und Buchhaltung gleichzeitig auf dieselben Daten zugreifen – jeder mit eigenem Login.
Wann brauchst du das?
Typische Fälle:
Hausverwaltung mit Hausmeister – die Hausverwaltung sieht Angebote und Rechnungen, der Hausmeister kontrolliert das Baumkataster
Wohnungsbaugesellschaft – Buchhaltung, technischer Leiter und Objektbetreuer brauchen jeweils Zugriff
Kommune – Bauamt, Grünflächenamt und Buchhaltung greifen auf dieselbe Liegenschaft zu
Gewerbekunde mit mehreren Standorten – jeder Standortleiter sieht die Daten seiner Standorte
Voraussetzungen
Der Hauptkontakt ist als Kunde in deinem System angelegt
Du kennst die E-Mail-Adressen der weiteren Personen
Schritt für Schritt: Zusätzliche Kontaktperson anlegen
Öffne die App Kontakte.
Suche den Hauptkontakt (das Unternehmen).
Wechsle in den Reiter Kontakte & Adressen.
Klicke auf Hinzufügen.
Trage die Daten der weiteren Person ein:
Wähle bei Bedarf den Adresstyp (Lieferadresse, Rechnungsadresse, Privatadresse usw.).
Speichere.
Die Person taucht jetzt im Reiter Kontakte & Adressen auf.
Portalzugriff für die Kontaktperson gewähren
Wechsle zurück zur Listenansicht der Kontakte.
Filtere nach der neu angelegten Person.
Öffne den Datensatz.
Klicke auf Aktion > Portalzugriff gewähren.
Prüfe E-Mail und Einladungsnachricht.
Klicke auf Zugriff gewähren.
Die Person bekommt ihre eigene Einladungs-Mail und kann sich anschließend mit ihrem eigenen Login einloggen.
Was die Kontaktperson sieht
Eine Kontaktperson sieht im Portal alle Daten des Hauptkontakts – also alle Angebote, Aufträge, Rechnungen, Bäume und Baumkontrollen, die mit dem Unternehmen verknüpft sind. Sie sieht nicht nur „ihre“ Aufgaben.
Das heißt auch: Wenn der Hausmeister ein Kontrolldokument sieht, sieht der Buchhalter es genauso. Es gibt keine feinere Rechtetrennung zwischen mehreren Personen desselben Kunden.
Praxisbeispiel: Hausverwaltung mit Hausmeister
Unternehmen: Hausverwaltung Schmidt GmbH (Hauptkontakt)
Kontaktperson 1: Frau Schmidt (Geschäftsführung) – schmidt@hv.de
Kontaktperson 2: Herr Müller (Hausmeister) – mueller@hv.de
Kontaktperson 3: Frau Weber (Buchhaltung) – weber@hv.de
Alle drei Personen bekommen Portalzugriff. Jede meldet sich mit ihrem eigenen Login an und sieht:
alle Angebote der Hausverwaltung
alle Rechnungen
das komplette Baumkataster mit allen Liegenschaften
alle Kontrolldokumente
Der Vorteil: Du arbeitest mit dem Unternehmen als einem Kunden, aber jede Person hat ihren eigenen Zugang.
Häufige Fragen
Kann ich einzelnen Personen unterschiedliche Rechte geben?
Nicht im Standardumfang. Alle Kontaktpersonen eines Kunden sehen dieselben Daten. Wenn du echte Rechtetrennung brauchst (z. B. Buchhaltung sieht nur Rechnungen, Hausmeister nur Kataster), sprich deinen Digitalisierungsexperten an.
Was, wenn eine Kontaktperson das Unternehmen verlässt?
Entziehe ihren Portalzugriff (siehe „Portal-Nutzer verwalten“). Die Person bleibt im System dokumentiert, kann sich aber nicht mehr einloggen.
Kann eine Person bei mehreren Kunden Kontaktperson sein?
Technisch ja, wenn sie unter mehreren Hauptkontakten angelegt ist. Sie bekommt dann pro Kontakt einen eigenen Login. Empfehlung: Vermeiden, wenn möglich – das wird schnell unübersichtlich.
Bekommen alle Kontaktpersonen E-Mails, wenn ich z. B. ein Angebot verschicke?
Nur der Empfänger, den du im Versand-Fenster angibst, bekommt die Mail. Im Portal sehen aber alle Kontaktpersonen das Angebot – unabhängig davon, wer die Mail bekommen hat.
Weiterführende Artikel
Portalzugriff für einen Kunden gewähren
Portal-Nutzer verwalten: Übersicht, Zugriff entziehen, Passwort zurücksetzen
Kundenportal: Aufbau und Inhalte des Portals
Baumkataster