Was du in diesem Artikel lernst

Du lernst, wie das Kundenportal von TREELAX Partner aufgebaut ist und welche Bereiche und Inhalte ein Portal-Nutzer dort findet. Danach kannst du deinen Kunden gezielt erklären, was sie wo finden.

Was ist das Kundenportal?

Das Kundenportal ist ein eigener Bereich deines TREELAX-Partner-Systems, in dem dein Kunde mit eigenem Login auf seine Dokumente zugreifen kann. Der Kunde sieht nur seine eigenen Daten – nichts von anderen Kunden, nichts Internes aus deinem Betrieb.

Das Portal ist die Alternative zu „ich schicke jedes Dokument einzeln per E-Mail“. Für Kunden mit größeren Beständen oder regelmäßigen Aufträgen ist es der bessere Weg.

Die Startseite („Mein Portal“)

Nach dem Login landet dein Kunde auf der Startseite seines Portals. Dort findet er als Kacheln eine Übersicht aller Bereiche, die für ihn freigeschaltet sind:

• Angebote – alle Angebote, die du ihm geschickt hast

• Verkaufsaufträge – alle bestätigten Aufträge

• Rechnungen – alle Rechnungen mit Zahlungsstatus

• Verträge – wenn du Verträge mit Wartungsleistungen oder Kataster-Jahresgebühren angelegt hast

• Baumkataster – alle erfassten Bäume des Kunden mit Karten- und Tabellenansicht

• Baumkontrollen – alle Kontrolldokumente, die zu den Bäumen erstellt wurden

Die Kacheln zeigen jeweils die Anzahl der vorhandenen Dokumente. Mit einem Klick kommt der Kunde in den jeweiligen Bereich.

Bereich: Angebote

Im Bereich Angebote sieht der Kunde alle offenen und schon entschiedenen Angebote, die du ihm geschickt hast:

• Angebotsnummer und Datum

• Gesamtbetrag

• Status (Angebot gesendet, Bestätigt, Storniert)

Mit Klick auf ein einzelnes Angebot öffnet sich die Detailansicht. Der Kunde kann dort:

• alle Positionen lesen

• die PDF herunterladen

• bei aktivierter Option Online-Signatur das Angebot direkt online unterschreiben und annehmen

• bei aktivierter Online-Bezahlung gleich anzahlen

Bereich: Verkaufsaufträge

Sobald ein Angebot bestätigt ist, wandert es in den Bereich Verkaufsaufträge. Hier hat der Kunde Überblick über:

• alle bestätigten Aufträge

• den jeweiligen Bearbeitungsstatus

• die zugehörigen Rechnungen, sobald sie erstellt wurden

Bereich: Rechnungen

Im Bereich Rechnungen findet der Kunde alle ausgestellten Rechnungen:

• Rechnungsnummer und Datum

• Betrag und Zahlungsstatus (Offen, Teilweise bezahlt, Bezahlt)

• Fälligkeitsdatum

Mit Klick auf eine einzelne Rechnung sieht der Kunde:

• die PDF zum Download

• alle Positionen

• den aktuellen Zahlungsstatus

• optional: einen Bezahl-Button, wenn Online-Zahlung aktiviert ist

Bereich: Baumkataster

Wenn dein Kunde Bäume bei dir im Kataster hat, findet er sie hier. Es gibt zwei Ansichten:

Kartenansicht

Alle Bäume des Kunden auf einer Karte. Pins zeigen die Position, Farben die Dringlichkeit anstehender Maßnahmen (grün / gelb / rot – das Ampelprinzip). Klick auf einen Pin öffnet die Detailansicht des Baums.

Tabellenansicht

Alle Bäume als Liste mit den Spalten:

• Baumnummer (intern) – die TREELAX-Partner-Nummer (z. B. B-10001-00084)

• Baumnummer (extern) – die Plaketten-Nummer des Kunden

• Baumart

• Adresse

• Nächster Kontrolltermin

Mit Klick auf einen Baum öffnet sich die Detailansicht.

Detailansicht pro Baum

Im Detail sieht der Kunde:

• interne und externe Baumnummer

• Baumart und Mehrstämmigkeit

• aktuellen Verkehrssicherheitsstatus

• Vitalität

• letztes Kontrolldatum

• ggf. Fälldatum

• Adresse mit Straße, PLZ, Stadt, Land

• verknüpfte Anfrage und Außendienstaufgaben (sofern für Portal freigegeben)

Bereich: Baumkontrollen

Im Bereich Baumkontrollen sieht der Kunde alle Kontrolldokumente, die du für seine Bäume erstellt hast:

• Datum der Kontrolle

• zugehöriger Baum

• Verkehrssicherheitsstatus

• empfohlene Maßnahmen mit Frist

Die Detailansicht einer Baumkontrolle enthält:

• Bezeichnung, Baumnummer, Adresse

• Anmerkungen aus allen vier Abschnitten (Umfeld, Wurzel, Stamm, Krone)

• Tabelle der Maßnahmen mit Produkt, Beschreibung, Menge, Einheit und Frist

• Unterschrift des Mitarbeiters

• PDF-Download des kompletten Kontrolldokuments

Mein Konto

In der Kopfzeile oben rechts findet der Kunde sein eigenes Konto-Menü:

• Meine Daten – Anschrift und Kontaktdaten pflegen

• Sicherheit – Passwort ändern, Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten

• Abmelden

Was sieht der Kunde NICHT?

Wichtig für deine Erwartungssteuerung im Kundengespräch:

• Baustellenakten sind im Portal nicht einsehbar – die sind ein internes Werkzeug für dein Team

• Zeiterfassung und Mitarbeiterdaten sind nicht sichtbar

• Interne Notizen an Anfragen oder Aufträgen sind privat – nur öffentliche Kommentare landen im Portal

• Preiskalkulationen unterhalb der Pauschalkalkulation sind nicht sichtbar (siehe Artikel „Pauschalkalkulation im Angebot“)

• Andere Kunden und ihre Daten sind natürlich nie sichtbar

Branding und Design

Standardmäßig läuft das Portal mit deinem Firmenlogo im Header. Bei mehreren Marken oder Tochterfirmen kannst du individuelle Logos einrichten lassen – sprich deinen Digitalisierungsexperten an.

Häufige Fragen

Kann der Kunde im Portal selbst Bäume anlegen?

Technisch ist dafür ein Formular im System vorhanden, das aber standardmäßig nicht aktiviert ist. Wenn du diesen Anwendungsfall brauchst (z. B. für Hausverwaltungen, die Schäden selbst melden), sprich deinen Digitalisierungsexperten an.

Funktioniert das Portal auch auf dem Handy?

Ja. Das Portal ist für Handy, Tablet und Rechner optimiert.

Ist das Portal sprachlich anpassbar?

Das Portal nimmt automatisch die Sprache des Browsers. Aktuell unterstützt wird Deutsch.

Weiterführende Artikel

• Portalzugriff für einen Kunden gewähren

• Portal-Nutzer verwalten: Übersicht, Zugriff entziehen, Passwort zurücksetzen

• Mehrere Personen pro Kunde Zugriff geben

• Was der Kunde im Portal mit Angeboten und Rechnungen machen kann

• Was der Kunde im Portal mit seinem Baumkataster machen kann

• Katasterpflege als jährliche Leistung an den Kunden verkaufen