Angebot nachverfolgen: Gültigkeit, Erinnerung und verloren
Was du in diesem Artikel lernst
Was mit einem Angebot nach dem Versand passiert: wie lange es gilt, wann die automatische Erinnerung rausgeht, wie du sie verschiebst und wann du ein Angebot besser auf verloren setzt.
Wann dir das hilft
Du hast das Angebot vor drei Wochen rausgeschickt. Der Kunde hat einmal 'melde mich' geschrieben und dann nichts mehr. Willst du jetzt nachfassen? Und was passiert eigentlich, wenn er sich in einem halben Jahr doch noch meldet und über das Portal auf 'Annehmen' klickt — zu Preisen von damals?
Die Gültigkeit setzt die Frist
Jedes Angebot hat ein Feld Gültigkeit. Nach diesem Datum kann der Kunde im Portal nicht mehr unterschreiben oder annehmen. Eine kurze Frist ist kein Druckmittel, sondern Selbstschutz: Ohne Zeitkomponente melden sich Kunden erfahrungsgemäß spät — und deine Kalkulation ist dann überholt.
Annehmen kann der Kunde auch nach Ablauf noch — er muss sich dann aber bei dir melden, und du bestätigst das Angebot von Hand.
Die Erinnerung geht nach fünf Tagen raus
Ist in der Anfrage das Häkchen Angebotserinnerung senden gesetzt, verschickt das System fünf Tage nach dem Angebotsversand automatisch eine freundliche Erinnerungsmail — aber nur, wenn der Kunde bis dahin nicht bestätigt hat. Du selbst stehst dabei automatisch in Kopie, und jede gesendete Mail landet unten im Verlauf der Anfrage.
So verschiebst du die Erinnerung
Sagt der Kunde 'Ich bin bis zum 15. im Urlaub, danach melde ich mich', wäre eine Mail nach fünf Tagen unpassend. Dafür gibt es das Feld Erwarteter Abschluss.
1. Öffne die Anfrage und trag unter Erwarteter Abschluss das Datum ein, an dem der Kunde sich melden wollte.
2. Speichern. Die Erinnerung bezieht sich ab jetzt nicht mehr auf den Angebotsversand, sondern auf dieses Datum: genau einen Tag danach, und auch das nur, wenn sich bis dahin nichts getan hat. Das 5-Tage-Intervall entfällt dabei komplett — trag also den Tag ein, bis zu dem der Kunde Zeit haben soll, nicht fünf Tage vorher.
3. Soll gar keine Erinnerung rausgehen, lass stattdessen das Häkchen Angebotserinnerung senden weg.
Nachverfolgung oder verloren?
Meldet sich der Kunde nicht, hast du zwei Wege. Besteht noch eine realistische Chance, schiebst du die Anfrage in die Phase Nachverfolgung und rufst ihn ggf. nochmal an oder schreibst eine weitere Mail. Ist der Zug abgefahren, setzt du sie über Verloren aus der Pipeline.
1. Zum Abhaken oben links auf Verloren klicken.
2. Ist in der Anfrage zusätzlich Verlustgrund abfragen gesetzt, schickt das System dem Kunden automatisch eine freundliche Rückfrage. Er wählt per Klick einen Grund aus — 'zu teuer', 'Angebot zu spät erhalten', 'für Wettbewerber entschieden'. Über die Monate entsteht daraus ein interessantes Bild, woran Aufträge scheitern.
Gut zu wissen
Abgelaufene Angebote stornieren. Ein Angebot, das niemand angenommen hat, solltest du nach Ablauf über Stornieren schließen. Sonst steht es weiter im Portal — und ein Kunde nimmt es unter Umständen später doch noch an, zu den Preisen von damals.
Die Verlustgründe selbst kannst du anpassen. Sie stehen im CRM unter Konfiguration > Verlustgründe; auf schmalen Bildschirmen versteckt sich der Menüpunkt hinter dem Plus-Symbol.
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