Was du in diesem Artikel lernst

Du überträgst deinen kompletten Leistungskatalog mit einer fertigen Excel-Vorlage nach TREELAX Partner, statt jedes Produkt einzeln von Hand anzulegen.

Wann dir das hilft

Du wechselst gerade von deiner alten Software zu TREELAX Partner. In einer Excel-Liste liegen 200 Positionen: Fällungen nach Stammumfang, Kronenpflege, Maschinenstunden, Stundensätze für SKT A und SKT B, dazu ein paar Entsorgungspositionen. Alles einzeln anzulegen wäre ein kompletter Arbeitstag, und beim fünfzigsten Produkt vergisst man leicht die Abrechnungspolitik.

Oder du hast einen Rahmenvertrag mit einer Kommune gewonnen und das Leistungsverzeichnis hat 120 Positionen mit eigenen Preisen. In beiden Fällen füllst du einmal die Vorlage aus und hast den Katalog in wenigen Minuten im System.

Warum eine feste Vorlage

TREELAX Partner kennt zu jedem Produkt mehr als nur Name und Preis: die Abrechnungspolitik, den Lohnkostenanteil nach §35a EStG und das Entsorgungsmaterial. Diese Felder entscheiden später darüber, ob sich die auf der Baustelle erfassten Stunden automatisch in die Rechnung ziehen und ob dein Privatkunde seinen Lohnkostenanteil ausgewiesen bekommt.

In der Vorlage heißen alle Spalten schon exakt so wie die Felder im System. Dadurch ordnet der Import sie beim Hochladen von allein richtig zu. Du musst nichts manuell verknüpfen.

Die Vorlage zum Download

Die Datei hat drei Blätter: Produkte füllst du aus, Ausfüllhilfe erklärt jede Spalte samt erlaubter Werte, Auswahllisten liefert die Dropdowns dahinter.

So importierst du deinen Produktkatalog

1. Lade die Vorlage herunter und öffne das Blatt Produkte. Die drei grauen Beispielzeilen zeigen dir, wie eine Pauschalleistung, eine Regieleistung und eine Maschinenposition aussehen.

2. Lösche die Beispielzeilen und trage deine eigenen Produkte ein. Pflicht sind nur Name, Produktart, Abrechnungspolitik für Dienstleistungen, Maßeinheit und Einkaufsmaßeinheit. Alles andere kannst du leer lassen und später nachpflegen.

3. Trag in Maßeinheit und Einkaufsmaßeinheit immer denselben Wert ein. Lässt du die zweite Spalte leer, bricht der Import mit der Meldung „Die Standardmaßeinheit und die Einkaufsmaßeinheit müssen sich in derselben Kategorie befinden“ ab.

4. Prüfe unter Verkauf › Maßeinheiten, ob alle Einheiten aus deiner Liste schon existieren. Fehlende Einheiten legst du vorher über die Maßeinheitskategorien an, nicht mitten im Import.

5. Speichere die Datei. Geh dann in TREELAX Partner auf Verkauf › Produkte.

6. Klick oben rechts auf Favoriten (Stern-Symbol, neben „Gruppieren nach“) und wähl Datensätze importieren. Der Import liegt nicht hinter dem Neu-Button. Der legt nur ein einzelnes Produkt an.

7. Lade die Datei hoch und wähl im Feld Tabellenblatt den Eintrag Produkte aus.

8. Geh die Spaltenzuordnung einmal durch. Alle Spalten der Vorlage werden automatisch erkannt; steht irgendwo kein Feld, hast du eine Überschrift verändert.

9. Klick zuerst auf Test. Erst wenn die Prüfung ohne Fehler durchläuft, klickst du auf Importieren.

Gut zu wissen

Ein Softwarewechsel ist ein guter Zeitpunkt zum Aufräumen. Übernimm nicht blind jeden Altartikel, sondern nur das, was du wirklich anbietest. Unter etwa 50 Produkten bist du von Hand oft schneller als mit einer Importdatei.

Doppelte Namen führen zu falschen Zuordnungen. Gibt es eine Maßeinheit oder Produktkategorie zweimal, greift der Import irgendeine davon. Zieh die Listen vorher einmal glatt.

Produktart im Zweifel immer Dienstleistung. Verbrauchsartikel brauchst du nur, wenn du wirklich einen Lagerbestand führst, etwa beim Brennholzverkauf. Sonst läuft der Bestand auf null und das Produkt lässt sich nicht mehr verkaufen.

Der Lohnkostenanteil steht standardmäßig auf 100. Das passt für fast alle Baumpflegeleistungen. Nur reine Maschinen- und Mietleistungen bekommen einen deutlich niedrigeren Wert.

Du musst das nicht selbst machen. Schick uns die ausgefüllte Vorlage an support@treelax-partner.de. Wir importieren sie in der Regel am selben Tag.