In diesem Artikel lernst du, wie du Regiearbeiten nach tatsächlich erfassten Stunden abrechnest — vom richtig eingestellten Produkt bis zur fertigen Rechnung.

Wann dir das hilft

Nach einem Sturm sollst du für eine Wohnungsverwaltung mehrere beschädigte Bäume aufarbeiten. Wie viele Stunden dein Team dafür braucht, kann vorher niemand seriös schätzen — also vereinbarst du Regiestunden: Abgerechnet wird, was tatsächlich gearbeitet wurde. Dasselbe Prinzip passt für stundenweise Beratung, Gutachten oder jede Baustelle mit schwer kalkulierbarem Umfang.

Warum das Produkt entscheidet

Ob TREELAX Partner die angebotene Menge oder die tatsächlichen Stunden in die Rechnung zieht, steuert die Abrechnungspolitik am Produkt. Bei „Vorkasse/Festpreis“ landet die Angebotsmenge auf der Rechnung. Steht sie auf „Basierend auf Zeiterfassungen“, zieht der Rechnungsentwurf automatisch die auf der Baustelle erfassten Ist-Stunden — auch wenn im Angebot eine andere Stundenzahl stand.

So stellst du das Produkt ein

1. Öffne Verkauf → Produkte → Produkte und wähle dein Stundenprodukt aus, zum Beispiel „Stundensatz SKT A“. Oder lege es über Neu an.

2. Prüfe im Reiter Allgemeine Informationen drei Einstellungen: Produktart „Dienstleistung“, Abrechnungspolitik „Basierend auf Zeiterfassungen“ und Maßeinheit „Stunden“.

3. Trage bei Verkaufspreis deinen Stundensatz ein, zum Beispiel 65,00 €. Er füllt sich dann automatisch in Angebot und Rechnung. Bei Kundensteuern stehen in der Regel 19 % Umsatzsteuer.

So rechnest du nach Ist-Stunden ab

1. Erfasse die Arbeitszeit in der Baustellenakte im Reiter Zeiterfassung: Unter Stundenzettel von Mitarbeitern trägst du je Zeile den Mitarbeiter, die Leistung (dein Stundenprodukt) und die Dauer ein.

2. Der Vergleich bleibt dabei sichtbar: Im Auftrag zeigen die Spalten Menge, Geliefert und Abgerechnet, was angeboten, was tatsächlich gearbeitet und was schon berechnet wurde.

3. Ziehe die Baustelle in die Phase Abrechnung. Oben links erscheint der Button Rechnung erstellen.

4. Klicke auf Rechnung erstellen. Im Fenster Rechnungen erstellen wählst du Reguläre Rechnung. Weil dein Produkt auf Zeiterfassung steht, fragt dich TREELAX Partner zusätzlich nach dem Zeiterfassungszeitraum. Wähle Start- und Enddatum, wenn du nur einen Teil abrechnen willst: Dann ziehen nur die in diesem Zeitraum erfassten Stunden in den Entwurf.

5. Mit Rechnung erstellen und anzeigen öffnest du den Rechnungsentwurf: Dort stehen die tatsächlich geleisteten Stunden statt der Angebotsmenge. Prüfe ihn wie gewohnt, bevor du ihn buchst und verschickst.

Gut zu wissen

• Lange Baustelle? Rechne einfach monatlich ab: Aus einer Baustellenakte kannst du mehrere (Zwischen-)Rechnungen erstellen und dabei jeweils den passenden Zeiterfassungszeitraum wählen — eine neue Baustelle brauchst du dafür nicht.

• Festpreis und Regie vertragen sich im selben Auftrag: Abschnitte mit Festpreis-Positionen (z. B. Entsorgung) und ein Abschnitt „Abrechnung nach Aufwand“ mit Stundenprodukten können nebeneinander stehen.

• Rechnungen entstehen immer zuerst als Entwurf. Es geht nichts ungeprüft raus.