Abnahmeprotokoll von einer fremden Person unterschreiben lassen
Was du in diesem Artikel lernst
Du lässt das Abnahmeprotokoll von jemandem unterschreiben, der nicht der Auftraggeber ist – zum Beispiel vom Hausmeister oder einer Hausverwaltung – und dokumentierst sauber, wer tatsächlich abgenommen hat.
Wann brauchst du das?
Der Auftraggeber ist oft nicht auf der Baustelle:
Bei Hausverwaltungen übernimmt der Hausmeister vor Ort
Bei Kommunen ist ein Mitarbeiter des Bauhofs da
Bei Privatkunden ist der Nachbar oder ein Angehöriger anwesend
Damit das Protokoll trotzdem etwas wert ist, muss darin stehen, wer unterschrieben hat – nicht der vorausgefüllte Kundenname.
So gehst du vor
Öffne die Baustellenakte und erstelle das Abnahmeprotokoll wie gewohnt
Geh zum Unterschriftsfeld
Lösche den vorausgefüllten Kundennamen
Tippe den Namen der anwesenden Person ein – am besten mit Funktion, z. B. „Thomas Maier, Hausmeister". Am besten legst du ihn als zugeordneten Kontakt zu deinem Kunden an.
Bestätige die Eingabe
Die Person unterschreibt auf dem Tablet
Klicke auf „Bestätigen & Bericht generieren"
Das Protokoll wird als PDF gespeichert, landet in den Anhängen der Baustellenakte und kann von dort an den Kunden verschickt werden.
Warum der Name so wichtig ist
Das Abnahmeprotokoll dokumentiert, dass die Leistung abgenommen wurde. Steht dort der Name des Auftraggebers, obwohl jemand anders unterschrieben hat, ist genau das im Streitfall angreifbar. Mit dem tatsächlichen Namen plus Funktion ist nachvollziehbar, wer vor Ort war und was er bestätigt hat.
Das gilt besonders bei Zusatzleistungen: Setze in dem Fall zusätzlich das Häkchen „Abnahme erfolgt inklusive vereinbarter Zusatzleistung" und beschreibe kurz, was gemacht wurde. Damit bestätigt die anwesende Person die Zusatzarbeiten mit ihrer Unterschrift.
Was nicht geht
Das Abnahmeprotokoll lässt sich nicht per Mail zur Unterschrift verschicken. Die Unterschrift wird auf dem Gerät vor Ort geleistet – anders als beim Angebot, das der Kunde im Kundenportal digital unterzeichnen kann.
Ist niemand vor Ort, der unterschreiben kann, hast du zwei Möglichkeiten:
Das Protokoll ohne Kundenunterschrift abschließen und dem Kunden zur Kenntnis schicken
Die Abnahme auf einen späteren Termin legen
Wer darf unterschreiben?
Auf deiner Seite unterschreibt der Aufsichtsführende – in der Regel der Vorarbeiter der Baustelle. Vorarbeiter dürfen das Abnahmeprotokoll durchführen und unterschreiben; reguläre Teammitglieder nicht.
Subunternehmer dürfen nicht unterschreiben. Sie haben im System keine Weisungsbefugnis, und eine Abnahme durch sie würde rechtlich Probleme machen. Trage in solchen Fällen jemanden aus deinem eigenen Betrieb als Vorarbeiter ein.
Falsch unterschrieben – was jetzt?
Ein abgespeichertes Abnahmeprotokoll lässt sich nicht nachträglich ändern. Erstelle in dem Fall ein neues Protokoll mit den korrekten Angaben. Das alte bleibt zur Dokumentation erhalten.
Weiterführende Artikel
Baustellen 2.0