Listen und Unterlagen für die Baustellenakte vorbereiten
Was du in diesem Artikel lernst
Du bringst Listen und Unterlagen so ins richtige Format, dass dein Trupp sie in der Baustellenakte direkt bearbeiten kann.
Wann dir das hilft
Die Kommune schickt dir für die Herbstpflege einen Auszug aus ihrem Baumkataster: 180 Bäume, Straße für Straße, dazu eine zweite Liste mit den Nachpflanzungen und eine dritte mit den Bäumen, die nur kontrolliert werden sollen. Dein Vorarbeiter soll draußen abhaken, was erledigt ist, und du willst abends im Büro sehen, wie weit der Trupp gekommen ist. Kommt die Datei im falschen Format an oder zerfällt sie in drei Einzeldateien, fangen die Nachfragen schon am zweiten Tag an. Zehn Minuten Vorbereitung im Büro sparen dir die ganze Woche über Telefonate.
Warum das Dateiformat entscheidet
Direkt in der Baustellenakte öffnen und bearbeiten lassen sich nur Excel-Dateien im Format .xlsx. Eine PDF-Datei kannst du zwar hochladen, bearbeiten lässt sich darin so gut wie nichts — sie ist zum Nachschlagen gedacht, nicht zum Abhaken. Numbers-Dateien nutzt das System nicht; die exportierst du vorher ganz einfach als XLSX. Und: Pro Arbeitsmappe ist eine Tabellendatei vorgesehen. Mehrere Listen gehören deshalb als Reiter in eine Datei, nicht als drei getrennte Uploads. Das macht die Handhabung der Dateien für die Vorarbeiter draußen einfacher.
So bereitest du die Datei vor
1. Bring die Liste ins Format .xlsx. Kommt sie aus Numbers, exportierst du sie dort als XLSX und lädst erst diese Datei hoch. Liegt dir der Auszug nur als PDF vor, musst du ihn außerhalb in eine Tabelle überführen — das System wandelt PDFs nicht selbst um.
2. Führe mehrere Listen im Büro zu einer Datei zusammen und leg jede als eigenen Reiter an. Gib deinem Trupp kurz mit, welcher Reiter für welchen Abschnitt gilt — draußen soll nur eine Datei geöffnet werden müssen.
3. Ergänze schon jetzt die Spalten, die deine Leute draußen brauchen, zum Beispiel eine Spalte für das Erledigungsdatum und eine für das Mitarbeiterkürzel. Zum Anhaken einzelner Maßnahmen kannst du Kontrollkästchen in die Tabelle setzen. Normale Formeln und Auswahllisten funktionieren ebenfalls; auf Makros verzichtest du besser, die sind zu fehleranfällig.
4. Öffne die Baustellenakte und lade die Datei über Excel hochladen ein. Datei auswählen, mit Datei erstellen bestätigen — fertig. Danach liegt die Liste in der Akte, und die auf die Baustelle eingeplanten Vorarbeiter öffnen sie über Bearbeiten.
5. Unterlagen, an denen niemand arbeiten muss, hängst du einfach als PDF an die Baustellenakte — ein alter Lieferschein aus dem Vorprogramm, eine verkehrsrechtliche Anordnung, ein Lageplan. Dokumente aus einem Altsystem lassen sich ohnehin nicht eins zu eins übernehmen, weil die Produkte nicht passen; als PDF an der Akte sind sie für alle greifbar, und du planst darüber ganz normal weiter.
Gut zu wissen
Bearbeiten darf die Tabelle nur, wer als Vorarbeiter auf die Baustelle eingeplant ist, plus das Büro. Das hält die Liste sauber und macht nachvollziehbar, wer was eingetragen hat.
Die Liste hängt an der Baustellenakte, nicht am Tag. Wechselt am Folgetag das Team, musst du nichts erneut hochladen — der Stand ist laufend aktuell, und mehrere Leute können gleichzeitig darin arbeiten.
Falsche Datei erwischt? Klick auf den Dateinamen, dann öffnet sich die Tabelle. Über Aktion und löschen nimmst du sie aus dieser Baustelle heraus. Sie geht dabei nur in den Entwurfsstatus: Über erstellen holst du sie zurück, über das Papierkorb-Symbol löschst du sie endgültig. Duplizierte Baustellen behalten ihre Kopie.
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